項(xiàng)目風(fēng)險管理一般過程探析
發(fā)布時間：2010/11/5 15:04:00
一、項(xiàng)目風(fēng)險管理的概念與特點(diǎn)項(xiàng)目管理論壇
項(xiàng)目風(fēng)險管理是在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中對項(xiàng)目進(jìn)程、效率、收益和最終目的等一系列不確定性因素的管理。它的主要目的是系統(tǒng)的識別與項(xiàng)目有關(guān)的風(fēng)險，從而評價和管理改善項(xiàng)目的執(zhí)行成果，以最小的成本獲得最大程度的項(xiàng)目實(shí)施安全保障。項(xiàng)目風(fēng)險管理具有以下幾個特點(diǎn):
1.全程管理。項(xiàng)目風(fēng)險管理既不是項(xiàng)目實(shí)施之前對影響項(xiàng)目的不確定因素的查找羅列以及事前判斷和以此為基礎(chǔ)的教科書式的項(xiàng)目風(fēng)險管理對策，也不是在具體的項(xiàng)目實(shí)施過程中風(fēng)險發(fā)生時的應(yīng)變和危機(jī)管理，而在項(xiàng)目風(fēng)險發(fā)生之后的補(bǔ)救方案與事后經(jīng)驗(yàn)總結(jié)就更加不是。真正意義上的項(xiàng)目風(fēng)險管理應(yīng)當(dāng)是貫穿于整個項(xiàng)目的構(gòu)思、設(shè)計、實(shí)施以及審查評價的全過程的。這一全過程管理要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠通過有效的風(fēng)險識別過程實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目風(fēng)險的預(yù)警監(jiān)控，通過有效的風(fēng)險管理工具和方法對項(xiàng)目運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的風(fēng)險進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆稚⒉⒃谟身?xiàng)目風(fēng)險發(fā)生時及時采取積極的應(yīng)對措施、事后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)項(xiàng)目風(fēng)險管理方案。
2.全員管理。首先，這里的全員管理并不能理解為是對項(xiàng)目運(yùn)行的全部參與人員的管理，而是說以上的所有人員都能參與到項(xiàng)目風(fēng)險管理之中。也就是說項(xiàng)目管理不僅僅是項(xiàng)目風(fēng)險管理這一個職能部門的職責(zé)，所有參與項(xiàng)目過程的人都應(yīng)當(dāng)成為項(xiàng)目的主人，對項(xiàng)目所面臨的風(fēng)險責(zé)無旁貸。其次，項(xiàng)目風(fēng)險管理不僅涉及項(xiàng)目本身在計劃，組織和協(xié)調(diào)等過程中所產(chǎn)生的不確定性，還包括對社會環(huán)境、和自然環(huán)境等外部不確定性因素的管理。
3.全要素集成管理。從項(xiàng)目管理的目標(biāo)方面來看，項(xiàng)目風(fēng)險管理過程是在可能的范圍內(nèi)以項(xiàng)目工期最短，造價最省，質(zhì)量最優(yōu)為目標(biāo)的一個多目標(biāo)決策過程而不能僅滿足于對單一目標(biāo)的追求。項(xiàng)目的工期、造價和質(zhì)量是三個相互影響相互作用的變量:工期的提前或滯后會直接影響到最終造價的高低;項(xiàng)目質(zhì)量的優(yōu)劣也與造價有直接或間接的相關(guān)關(guān)系;同樣工期也會影響到項(xiàng)目的最終質(zhì)量。也就是說，項(xiàng)目風(fēng)險管理是對項(xiàng)目工期、費(fèi)用、以及最終完成質(zhì)量的全要素集成管理。
二、實(shí)施風(fēng)險管理過程的動機(jī)
如果僅僅把風(fēng)險管理理解為對風(fēng)險程度的測量并回答“這樣做是不是風(fēng)險太大了”類似的問題，則整個風(fēng)險管理的過程在很大程度上就會被浪費(fèi)。風(fēng)險管理應(yīng)該被看作是與項(xiàng)目管理融為一體的必要內(nèi)容，是對基本項(xiàng)目計劃過程的完善，是不可或缺的。而實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險管理時所要考慮的一個關(guān)鍵性的問題就是在一個特定的時間段應(yīng)該以什么方式實(shí)施什么程度的項(xiàng)目管理才是合適的?這一問題便引出了風(fēng)險效率的概念。
所謂風(fēng)險效率就是指這樣一種平衡的狀態(tài):在這一狀態(tài)下，風(fēng)險管理計劃使得這時只有通過增加風(fēng)險才能降低風(fēng)險管理的成本費(fèi)用，只有通過增加風(fēng)險管理的支出才能降低風(fēng)險。
然而風(fēng)險效率在實(shí)際中卻難以確定，我們永遠(yuǎn)也無法確定一項(xiàng)計劃是否已經(jīng)達(dá)到風(fēng)險效率。但是管理者仍然需要系統(tǒng)性的尋求風(fēng)險效率的改善而不是坐以待斃。因此，風(fēng)險分析是必要的，分析過程至少會起到三方面的相互獨(dú)立的作用:1、判斷計劃中有利的變更;2、證實(shí)這些變更的必要性;3、發(fā)現(xiàn)不明顯的但具有一定影響的風(fēng)險因素。
也就是說，風(fēng)險管理過程動機(jī)的核心在于通過進(jìn)行風(fēng)險分析對最初計劃進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚蛿M定應(yīng)急方案，風(fēng)險測量是這一過程中十分重要的工具。
三、項(xiàng)目風(fēng)險管理的一般過程
管理者通常以階段的形式對所面臨的風(fēng)險管理過程進(jìn)行描述，而各個階段又會被以不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步分解，其中一部分與整個項(xiàng)目過程有關(guān)部門，另一部分則與項(xiàng)目的最終成果有關(guān)。Chapman和Ward在他們的著作中將項(xiàng)目風(fēng)險管理過程詳細(xì)分為9個階段，這9個階段分別是:定義、集中、識別、結(jié)構(gòu)、所有權(quán)、估計、評價、計劃和管理。
首先是為實(shí)現(xiàn)風(fēng)險管理的目的對項(xiàng)目G進(jìn)行定義的定義階段。這一階段的目的是:(1)鞏固項(xiàng)目相關(guān)的現(xiàn)有信息。例如要清晰的闡明項(xiàng)目的具體目標(biāo)，確定項(xiàng)目的范圍和策略，了解項(xiàng)目的時間安排和資源使用等;(2)反饋過程中實(shí)施的項(xiàng)目管理活動以彌補(bǔ)前一過程中的遺漏。要達(dá)到這兩個目標(biāo)，定義階段所需要完成的任務(wù)有鞏固(收集和總結(jié)現(xiàn)有的相關(guān)信息)和細(xì)化(補(bǔ)充遺漏，提供新的信息)最終達(dá)成對項(xiàng)目、文檔、驗(yàn)證和報告等的各主要方面清晰、明確和一致的理解。其次是集中風(fēng)險管理過程的集中階段。通常風(fēng)險管理過程都應(yīng)該包括集中階段，這一階段的目的是明確風(fēng)險管理過程的范圍和策略(與項(xiàng)目策略不同)，把風(fēng)險管理本身作為一個項(xiàng)目，對其制定可操作的風(fēng)險管理過程計劃。
這一階段是十分重要的，它是后續(xù)階段的基礎(chǔ)，當(dāng)這一階段完成之后，管理者應(yīng)當(dāng)對風(fēng)險管理過程有了清晰而一致的理解。集中階段的任務(wù)有確定風(fēng)險管理過程的范圍(誰在為誰實(shí)施風(fēng)險分析;實(shí)施正式的風(fēng)險管理過程必須實(shí)現(xiàn)什么樣的利益等)和制訂過程計劃，包括在什么樣時間使用什么資源、方法，形成風(fēng)險管理過程的計劃使過程更具可操作性。集中階段和定義階段幾乎是同時發(fā)生的，但是對風(fēng)險管理過程計劃的更新應(yīng)當(dāng)是持續(xù)不斷的。第三是對風(fēng)險和應(yīng)對措施進(jìn)行識別的識別階段。所有特定的風(fēng)險管理過程都有一個明確的識別階段，這一階段解決以下幾個問題:(1)風(fēng)險從哪里來，它們可能引發(fā)哪些不利后果以及這些后果產(chǎn)生的機(jī)制是什么;(2)可能會采取的應(yīng)對措施有哪些;(3)采取的應(yīng)對措施會不會引起二級風(fēng)險。
所有的風(fēng)險管理過程方法都強(qiáng)調(diào)在過程的一開始就需要對風(fēng)險源進(jìn)行識別，繼而分別采取應(yīng)對措施。要完成風(fēng)險及其應(yīng)對措施的識別需要完成兩項(xiàng)特定的任務(wù):(1)尋找風(fēng)險源及其應(yīng)對措施;(2)創(chuàng)建一種用于定義風(fēng)險及其應(yīng)對措施的適當(dāng)結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上對各可變因素進(jìn)行匯總或分解。最后能夠?qū)λ兄饕L(fēng)險及格其應(yīng)對措施、機(jī)會和威脅作出識別、分類、歸檔、驗(yàn)證和報告。
第四是建立分析結(jié)構(gòu)的結(jié)構(gòu)階段。結(jié)構(gòu)階段每個風(fēng)險管理過程都有，只是通常作為其它階段的一部分或其中的有些方面不可避免地融合到以前的階段中。這一階段需要進(jìn)行一些較為簡單的假設(shè)實(shí)驗(yàn)來提供整個風(fēng)險管理過程的結(jié)構(gòu)，并對其進(jìn)行修正以及在必要的時候提供更加復(fù)雜的結(jié)構(gòu)。在這一階段必須完成:(1)對分類的完善。即對現(xiàn)有分類的審查和改進(jìn)從而有可能確定新的應(yīng)對措施或采取新的分類結(jié)構(gòu);(2)對項(xiàng)目活動、風(fēng)險和應(yīng)對措施之間的相互依賴關(guān)系進(jìn)行審查和探討，對形成上述關(guān)系的原因加深理解。(3)建立項(xiàng)目風(fēng)險管理活動的優(yōu)先次序和項(xiàng)目風(fēng)險應(yīng)對措施的優(yōu)先級別，其中需要考慮到風(fēng)險及其二級風(fēng)險的影響。最終達(dá)成對有關(guān)風(fēng)險關(guān)系、反應(yīng)和基準(zhǔn)計劃行為的假想及其含義的清楚理解。
第五是澄清所有權(quán)問題的所有權(quán)階段。這一階段也應(yīng)當(dāng)是所有的風(fēng)險管理過程所共有的一個階段，它有二個目的:首先是風(fēng)險責(zé)任相關(guān)的分析，將項(xiàng)目擁有者自己必須承擔(dān)的風(fēng)險與項(xiàng)目擁有者之外的其他組織須承擔(dān)的風(fēng)險區(qū)分開，并將相應(yīng)的應(yīng)對措施也加以區(qū)分;然后將管理上述風(fēng)險和應(yīng)對措施的職責(zé)分配給具體的個人或團(tuán)隊，實(shí)現(xiàn)明確的職責(zé)所有權(quán)。
所有權(quán)階段需要做好兩個方面的工作:一是確定策略范圍，明確所有權(quán)策略的目標(biāo)是什么、為什么，涉及哪些當(dāng)事人，哪些種類的風(fēng)險需要進(jìn)行分配，最終形成有關(guān)風(fēng)險分配的策略;二是制訂合同計劃，明確策略所需使用的方法細(xì)節(jié)，所使用的工具以及時間安排，最終將風(fēng)險所有權(quán)和管理權(quán)進(jìn)行明確的分配、有效和充分的定義并使之在法律上具有可實(shí)施性。
第六是根據(jù)具體的情況和數(shù)值進(jìn)行估計的估計階段。管理者對這一階段所取的名稱也許不盡相同，但這一階段確是所有的風(fēng)險管理過程都必須包含的。這個階段與成本、時間和其他的項(xiàng)目執(zhí)行效果測量標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)，它的目的有二:對項(xiàng)目參考計劃中可能涉及顯著的不確定性和可能需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和分析的內(nèi)容給予更多的關(guān)注;對項(xiàng)目中明確涉及顯著的不確定性和明確需要業(yè)主作出決策的內(nèi)容進(jìn)行識別和判斷。
達(dá)到以上目的首先需要選擇一種合適的風(fēng)險作為連續(xù)估計一組風(fēng)險過程的基礎(chǔ)，并對這些估計進(jìn)行精確計算;其次就需要確定風(fēng)險的范圍或者說大小，為其提供一個可測的、主觀的概率估計值;最后是在選擇了一定的應(yīng)對措施的前提下對以前風(fēng)險范圍估計的改進(jìn)，找出最為基礎(chǔ)和重要的風(fēng)險及其應(yīng)對措施。這一階段是理解重要風(fēng)險及其應(yīng)對措施的基礎(chǔ)。
第七是對數(shù)值和實(shí)際情況進(jìn)行評價的評價階段。這一階段對估計階段的結(jié)果進(jìn)行綜合分析和評價，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所有者對決策和判斷的評估。評價階段需要判斷出現(xiàn)有的所有困難，對針對這些困難的應(yīng)對措施作出比較和分析，列出風(fēng)險優(yōu)先級清單，按照可能存在的困難對基準(zhǔn)計劃，應(yīng)急計劃和已修訂過的計劃進(jìn)行比較。第八是對項(xiàng)目及其風(fēng)險管理進(jìn)行計劃的計劃階段。這一階段使用以前風(fēng)險管理過程的所有成果，產(chǎn)出一個可以實(shí)施的項(xiàng)目基準(zhǔn)計劃以及能夠用于整個項(xiàng)目管理過程的風(fēng)險管理計劃，并保證這些計劃是完備的和合適的。
計劃階段涉及三個方面的特定任務(wù):(1)鞏固與解釋。這一任務(wù)需要以文件的形式記錄、核實(shí)、評估參考計劃和風(fēng)險分析，完成從項(xiàng)目風(fēng)險管理過程開始就一直持續(xù)的及時更新過程，并提供對當(dāng)前狀態(tài)的描述。(2)選擇與細(xì)化。主要是使用參考計劃和風(fēng)險分析來選擇管理策略，并逐步細(xì)化為基準(zhǔn)計劃和應(yīng)急計劃，其中包括行動計劃。(3)支持與說服。對基準(zhǔn)計劃和應(yīng)急計劃的效果和預(yù)期執(zhí)行效率進(jìn)行解釋，可能時提供具有說服力的案例。第九是管理項(xiàng)目及其風(fēng)險的管理階段。這一階段也是所有風(fēng)險管理過程的共同階段，項(xiàng)目實(shí)施開始也就是這一階段的開始，并隨項(xiàng)目的進(jìn)行不斷發(fā)展。管理階段的主要目的是監(jiān)控和制訂用于立即實(shí)施的計劃，管理計劃并管理經(jīng)過計劃的行動，也包括對危機(jī)的管理。這一階段應(yīng)當(dāng)融入到以前的各個階段中去，進(jìn)行監(jiān)控，危機(jī)管理和評估，以便及時對計劃作出合理的更新或制訂新的計劃。
四、總結(jié)
項(xiàng)目的生命周期包括構(gòu)思、設(shè)計、計劃、分配、實(shí)施、交付、審查、和支持八個階段，每一個階段都或多或少的存在風(fēng)險。雖然在項(xiàng)目生命周期較早的階段事實(shí)的風(fēng)險管理過程傾向于不太正式并且難以定量，但如果在項(xiàng)目生命周期的開始階段實(shí)施的風(fēng)險管理過程較為有效，則風(fēng)險管理過程也就更加有用。因?yàn)檫@樣可以使項(xiàng)目計劃中更為基礎(chǔ)的部分留有改進(jìn)的余地，例如由風(fēng)險推動的從新設(shè)計或項(xiàng)目產(chǎn)品的初使設(shè)計。若要在目標(biāo)、利益、設(shè)計、和活動的框架中進(jìn)行正式的項(xiàng)目風(fēng)險管理，就需要在盡早的時候?qū)?xiàng)目風(fēng)險管理過程予以較多的關(guān)注，最好是在項(xiàng)目的構(gòu)思階段，從而使得風(fēng)險管理計劃的制定能夠從項(xiàng)目生命周期的構(gòu)思階段一直推進(jìn)到以后的階段中。
更多的管理者是在項(xiàng)目的計劃階段引入風(fēng)險管理的過程，然后在接下來的各個階段中對風(fēng)險管理過程進(jìn)行具體的應(yīng)用。在每一個階段的應(yīng)用中，項(xiàng)目風(fēng)險管理過程的九個階段都應(yīng)當(dāng)給予切實(shí)的關(guān)注和實(shí)施，不可偏廢。
總之，過程是項(xiàng)目風(fēng)險管理的重點(diǎn)，也就是說風(fēng)險管理過程是項(xiàng)目過程中的過程，風(fēng)險存在于每一個項(xiàng)目之中，項(xiàng)目的每一個階段之中，因此風(fēng)險管理過程也就應(yīng)當(dāng)融入到整個項(xiàng)目管理的過程中去，做到在過程中管理項(xiàng)目風(fēng)險，以保證項(xiàng)目的安全運(yùn)行。(資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
2010-10-25