信息化管理的本質(zhì)

    在我從業(yè)的這些年中發(fā)現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象，有些企業(yè)對“為什么上信息化系統(tǒng)”這個(gè)問題缺乏清晰的認(rèn)識。幾乎每次做信息化項(xiàng)目，我都會(huì)問對方“上信息系統(tǒng)的原因”，得到的回答時(shí)常有“跟上時(shí)代步伐、上信息化肯定好、能幫助企業(yè)賺錢、可以提升管理水平”類似這樣的話。其實(shí)，我希望通過這個(gè)問題了解客戶對信息化在企業(yè)或項(xiàng)目管理中的作用，也就是本質(zhì)。只有清楚自己做的是什么、能得到什么、為什么做，信息化才容易成功。

    從應(yīng)用信息化系統(tǒng)的效果角度可得出，“提升管理水平，降低管理成本，加強(qiáng)管理效率，提高決策信息質(zhì)量”等結(jié)果。通過對結(jié)果的反推可以發(fā)現(xiàn)，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，對企業(yè)管理各個(gè)層面都會(huì)產(chǎn)生影響，然而作為一種使用工具，本身并不是管理。信息化系統(tǒng)可以認(rèn)為是企業(yè)管理的輔助工具，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式中無法實(shí)現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)困難的內(nèi)容;可以說信息化是企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)的一種強(qiáng)有力的手段，利用信息技術(shù)的快捷與程式化，達(dá)到提升管理能力、執(zhí)行效率、降低運(yùn)營成本的目的。

信息化的實(shí)施是真正的項(xiàng)目管理過程

    信息化應(yīng)用于企業(yè)的過程叫做實(shí)施。實(shí)施是一個(gè)典型的項(xiàng)目管理過程，符合項(xiàng)目管理的全部特征。首先，每一次信息化都具有應(yīng)用的目的性，企業(yè)上信息化系統(tǒng)必然要解決具體的問題，或?qū)崿F(xiàn)某種管理需求。其次，每個(gè)信息化實(shí)施過程都是一次性的工作，具有當(dāng)時(shí)的特性(如環(huán)境特征、技術(shù)特征等)，一個(gè)系統(tǒng)即使重復(fù)做，其實(shí)施環(huán)境也會(huì)發(fā)生變化，甚至客戶需求、開發(fā)技術(shù)、參與人員都有可能改變;而且所有信息化實(shí)施都會(huì)有其開始和終結(jié)的生命周期，沒有哪一個(gè)系統(tǒng)的部署上線是無止境的。最后，應(yīng)用系統(tǒng)的過程受眾多約束條件的影響(如經(jīng)濟(jì)條件、人員意識約束等)，實(shí)施人員需要在有限條件下應(yīng)對各種約束，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的交付。

    通過以上分析發(fā)現(xiàn)，信息化實(shí)施與項(xiàng)目管理特征完全相符。因此，信息化實(shí)施應(yīng)該以項(xiàng)目管理的思路和方式來對待。只有從本質(zhì)上了解這種事物的特性，付諸于行動(dòng)時(shí)才能夠抓住其特點(diǎn)和規(guī)律，以“正確的方式”完成應(yīng)用信息系統(tǒng)對企業(yè)價(jià)值的傳遞。

以項(xiàng)目管理的思路做好信息化

    當(dāng)前關(guān)于企業(yè)信息化的文章非常多，比如“七大盲點(diǎn)”、“四大誤區(qū)”等等，在網(wǎng)上搜索關(guān)鍵詞“信息化”，結(jié)果多達(dá)幾十萬條。在此，筆者從項(xiàng)目管理專業(yè)知識出發(fā)，以個(gè)人的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，總結(jié)信息化項(xiàng)目管理實(shí)施的關(guān)鍵成功因素。如果把企業(yè)上信息化系統(tǒng)比作“做正確的事”，那么信息化系統(tǒng)的實(shí)施工作就是“正確的做事”：如何用正確的方式完成信息化的實(shí)施。項(xiàng)目經(jīng)理圈子

    從一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理過程來看必然有五大步驟，即：啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和關(guān)閉。信息化項(xiàng)目同樣要經(jīng)過這五大步驟，也許有些小項(xiàng)目實(shí)施起來很簡單，但是稍加分析就會(huì)發(fā)現(xiàn)，其整個(gè)過程同樣遵循五步驟。所以，實(shí)施應(yīng)該遵循這五部分，而貫穿每部分的是項(xiàng)目管理的九大知識領(lǐng)域，這些內(nèi)容都可以從專業(yè)書籍、網(wǎng)上文章中找到。而關(guān)鍵問題一個(gè)信息化項(xiàng)目的核心內(nèi)容是什么?任何事物都有其核心，信息化同樣如此。

    項(xiàng)目定位、實(shí)施范圍、工作計(jì)劃、溝通方式、變更管理、風(fēng)險(xiǎn)分析與控制、交付，這些是歸納出來的核心內(nèi)容。每做一個(gè)項(xiàng)目，這些內(nèi)容都是工作的重中之重。項(xiàng)目定位不清晰，目標(biāo)難以與客戶達(dá)成共識，實(shí)施沒有明確方向，所有的工作都難以開展。這個(gè)時(shí)候，實(shí)施的范圍自然無法確定，因此工作量難以評估、潛在風(fēng)險(xiǎn)巨大，工作計(jì)劃也是一紙空談。而信息化項(xiàng)目是為了滿足客戶的管理需求而開發(fā)、應(yīng)用的，雙方?jīng)]有良好的溝通交流機(jī)制，各自的想法不能統(tǒng)一，開發(fā)出的產(chǎn)品能否滿足客戶的管理需要就是個(gè)未知數(shù);同時(shí)，實(shí)施中大量的配合協(xié)作效率會(huì)大幅降低，影響實(shí)施質(zhì)量�，F(xiàn)實(shí)中，企業(yè)的管理需求往往是漸進(jìn)清晰的，這時(shí)就會(huì)發(fā)生需求、計(jì)劃甚至做法的變化，如何有效管理這種變更，將是項(xiàng)目能否順利推進(jìn)的關(guān)鍵。風(fēng)險(xiǎn)在一個(gè)項(xiàng)目中是最大的敵人，看看項(xiàng)目管理知識體系指南就會(huì)發(fā)現(xiàn)，專家學(xué)者和從業(yè)者用多少篇幅來強(qiáng)調(diào)它;這個(gè)東西是個(gè)可怕的怪獸，前期工作開展的再順利，往往一個(gè)重大風(fēng)險(xiǎn)沒有控制住，爆發(fā)的后果就是前功盡棄，甚至徹底失敗。最后，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用是一個(gè)持續(xù)且長久的過程，作為供應(yīng)方，如何在沒有看到可衡量的應(yīng)用成果前，將系統(tǒng)交付給客戶也是需要認(rèn)真研究的。

    說了這么多，一個(gè)項(xiàng)目有太多需要注意的、強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，如果要都做好一定很難。這可能會(huì)讓很多人產(chǎn)生畏難情緒，對這個(gè)領(lǐng)域望而卻步。其實(shí)任何工作都涉及到大量的內(nèi)容，一旦我們發(fā)現(xiàn)它的核心和規(guī)律，求解的過程就不會(huì)困難了。

    由于信息化項(xiàng)目關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的管理，是信息化廠商與應(yīng)用方(客戶)共同協(xié)作才能完成的工作。一般情況下，很多客戶不理解信息化項(xiàng)目的本質(zhì)，不清楚信息化項(xiàng)目如何配合，因此雙方配合協(xié)作難度很大，糾正客戶的理解、校正思維方式極為重要，這將決定整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、變更、計(jì)劃執(zhí)行與控制，甚至影響目標(biāo)、定位、范圍等根本性問題。那么，建立起一個(gè)良好的雙方溝通與協(xié)作機(jī)制將是至關(guān)重要的。

    一個(gè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施常常關(guān)系到企業(yè)的眾多層面、涉及到大量的人力資源，如何組織他們按照統(tǒng)一的方式開展工作，共同完成項(xiàng)目，這就需要有組織的保障，并且這個(gè)組織的負(fù)責(zé)人必須是強(qiáng)有力的、有權(quán)威的人。這就引出了很多信息化廠商提出的——“一把手工程”。只有企業(yè)的一把手才能具備這樣的權(quán)利與威信，才能組織起企業(yè)的大量資源完成管理的變革。

一個(gè)案例操作

    前文說了一些基于項(xiàng)目管理理論和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的內(nèi)容，下面舉出一個(gè)本人實(shí)際操作的例子。今年上半年，我作為項(xiàng)目經(jīng)理主持完成了一個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)項(xiàng)目。工作開展之前，首先要與企業(yè)方老總見面，明確項(xiàng)目的難度，引起對方重視;然后確定雙方的組織，要求老總必須擔(dān)任客戶方項(xiàng)目組組長，成為信息化推動(dòng)的直接決策人和主責(zé)人;并由公司的重要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任全程參與的執(zhí)行經(jīng)理，項(xiàng)目實(shí)施過程中，所有環(huán)節(jié)必須參與，與我方共同研究、制定工作計(jì)劃、落實(shí)具體的工作安排。意義何在?有公司的實(shí)權(quán)派人物落實(shí)具體工作，遇到一般問題能夠及時(shí)解決;同時(shí)，和公司老總、執(zhí)行經(jīng)理一起商討確定本項(xiàng)目的定位、目標(biāo)、工作范圍，只有雙方在這些決定項(xiàng)目走向的核心問題上達(dá)成一致，項(xiàng)目才能正常開展。再與客戶“一把手”簽訂實(shí)施工作任務(wù)書和工作主計(jì)劃，將一個(gè)復(fù)雜而漫長的實(shí)施過程分為若干階段，明確每個(gè)的工作內(nèi)容和交付結(jié)果，項(xiàng)目組只要完成每個(gè)階段的工作任務(wù)，拿出符合質(zhì)量要求的交付成果，最終項(xiàng)目將能夠達(dá)到最終的目標(biāo)。實(shí)際上，這種工作階段劃分，并確定各階段交付成果的方式，是根據(jù)WBS工作分解結(jié)構(gòu)原理而來的，在實(shí)際工作中可以有效解決前面所提到的 “不能清晰描述出信息化項(xiàng)目的目標(biāo)”這個(gè)問題。這時(shí)，項(xiàng)目工作可以全面開展了。

    雙方在方向上達(dá)成一致，同時(shí)有組織保障，下面要做的就是對項(xiàng)目組全員進(jìn)行宣貫，讓所有項(xiàng)目組成員都清楚自身的職責(zé)、雙方工作的方式。一旦工作遇到阻礙，大家有依據(jù)可循，并且公司的實(shí)權(quán)人物參與推動(dòng)，即使遇到重大問題，可以通過雙方確定的溝通機(jī)制，將問題及時(shí)反饋給企業(yè)高層，問題會(huì)得到順利的解決。這就是好的方法以及企業(yè)的組織保障所帶來的效果。一旦雙方出現(xiàn)分歧，按照原定的目標(biāo)、范圍等原則，雙方可以輕松找到解決辦法、達(dá)成思想意志上的一致。

    最終項(xiàng)目的結(jié)果可想而知，進(jìn)展順利!企業(yè)對整個(gè)實(shí)施過程非常認(rèn)可，同時(shí)對每個(gè)工作階段的交付物嚴(yán)格把關(guān)，項(xiàng)目成功上線�？梢哉f，信息化是一個(gè)復(fù)雜的過程，需要甲乙雙方共同的努力和積極的推動(dòng)才能成功。如何調(diào)動(dòng)客戶真正參與到復(fù)雜的工作中，如何把控好項(xiàng)目工作，這需要信息化廠商具備良好方法、優(yōu)秀的人才、豐富的經(jīng)驗(yàn)。

    信息化項(xiàng)目管理是個(gè)很大、很廣的領(lǐng)域，不是只言片語能夠表述完全的。但有一點(diǎn)可以肯定：“信息化項(xiàng)目要取得好的結(jié)果，必須有好的過程!”

                                                                               2010-1-6