敏捷項(xiàng)目中的溝通管理

敏捷項(xiàng)目中的溝通管理
　　敏捷方法的提出，改變了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方法著眼于計(jì)劃、跟蹤和控制的視角，提出了側(cè)重于實(shí)效的快速實(shí)施、響應(yīng)變化的管理價(jià)值觀。在進(jìn)度和交付物控制的基礎(chǔ)上，敏捷方法成功的關(guān)鍵依賴于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)外溝通和對(duì)有效溝通的促成;并且，敏捷方法推薦的溝通過(guò)程以頻繁、小范圍、有效率為原則。項(xiàng)目溝通管理，是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過(guò)程。由于敏捷方法的特殊性，項(xiàng)目過(guò)程中的溝通管理要做到合理“收”、“放”，在倡導(dǎo)自主溝通的同時(shí)，確保項(xiàng)目中溝通的計(jì)劃性、目的性和溝通成本以及過(guò)程的可控性。下文將從實(shí)踐角度對(duì)敏捷方法中的溝通管理加以描述。
　　制定敏捷的溝通矩陣
　　溝通矩陣能有效規(guī)劃溝通渠道和溝通計(jì)劃。一個(gè)溝通矩陣，需要包含溝通內(nèi)容、溝通渠道、溝通負(fù)責(zé)人、主要受眾以及協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)人等角色和元素。制定溝通矩陣需要會(huì)同客戶方協(xié)調(diào)人一起，必須建立在雙方認(rèn)可的基礎(chǔ)上。而且溝通矩陣在項(xiàng)目過(guò)程中可以進(jìn)行調(diào)整，確保更有效、透明的溝通，其基礎(chǔ)仍然是雙方的認(rèn)可。溝通的離散僅僅是為了保證溝通暢通，不應(yīng)該影響溝通的目的性。因此在敏捷方法實(shí)施中，溝通主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該向每個(gè)參與者明確本次溝通的目的、已經(jīng)達(dá)成的結(jié)果、或者行動(dòng)計(jì)劃。
　　建立項(xiàng)目信息門戶
　　項(xiàng)目信息門戶可以對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行集中式管理，為項(xiàng)目參與各方提供一個(gè)高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境。項(xiàng)目信息門戶是有效地將個(gè)人間溝通的信息轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)的工具，一方面盡可能地將離散的知識(shí)及時(shí)集中起來(lái)，作為項(xiàng)目的知識(shí)積累：另一方面，可以提高敏捷項(xiàng)目中溝通的有效性，將每個(gè)細(xì)小的溝通展示到小組甚至項(xiàng)目層面，促使溝通的目的達(dá)成，降低重復(fù)溝通的成本。
　　項(xiàng)目信息門戶的建立應(yīng)該從項(xiàng)目起始開始，伴隨項(xiàng)目行進(jìn)，進(jìn)行項(xiàng)目信息的積累。主要內(nèi)容包括項(xiàng)目全程文檔，變更請(qǐng)求和響應(yīng)，項(xiàng)目進(jìn)度控制，人員信息，任務(wù)分配，缺陷跟蹤和問(wèn)題列表等。在敏捷方法實(shí)施中，項(xiàng)目信息門戶可以視作項(xiàng)目溝通管理的核心，幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行更有效的溝通管理：
　　(1)加強(qiáng)實(shí)施人員隨時(shí)記錄溝通過(guò)程和結(jié)果的意識(shí)。敏捷方法不刻意強(qiáng)調(diào)文檔，提倡建立在溝通參與者對(duì)問(wèn)題的原因和解決方案充分理解并達(dá)成共識(shí)的基礎(chǔ)上的快速實(shí)踐。畢竟，達(dá)成的協(xié)議是溝通參與者的短期記憶，如果牽涉的工作項(xiàng)需要較長(zhǎng)時(shí)間，多人合作完成，溝通結(jié)果的文檔化就非常重要了。項(xiàng)目信息門戶可以平衡兩者之間的關(guān)系，提供簡(jiǎn)單易用的在線信息編輯、共享平臺(tái)。
　　(2)擴(kuò)展項(xiàng)目干系人的溝通范圍。項(xiàng)目信息門戶可以作為有效的溝通乃至項(xiàng)目宣傳平臺(tái)，為溝通路徑上的項(xiàng)目干系人及時(shí)地提供項(xiàng)目信息，收集他們的反饋。在實(shí)踐中，我們可以將項(xiàng)目干系人設(shè)置到項(xiàng)目信息門戶的訂閱者郵件列表中，每當(dāng)門戶中的內(nèi)容發(fā)生變更，系統(tǒng)將通過(guò)郵件或RSS將內(nèi)容變更推送給每個(gè)訂閱者。通過(guò)項(xiàng)目信息門戶構(gòu)建虛擬的溝通網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)展溝通路徑，及時(shí)地將項(xiàng)目進(jìn)展情況通知干系人。
　　(3)建立跨部門，組的協(xié)作機(jī)制。雖然敏捷方法提倡實(shí)施人員在同一辦公區(qū)域中進(jìn)行實(shí)施，而現(xiàn)實(shí)情況并不能完全滿足，如項(xiàng)目需要跨地區(qū)、設(shè)置跨國(guó)合作的情況;較大型項(xiàng)目中實(shí)施人員被安排在多個(gè)樓層辦公??項(xiàng)目信息門戶能作為項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái)，利用工作流實(shí)現(xiàn)實(shí)施組之間的任務(wù)安排和響應(yīng)，從而降低項(xiàng)目組內(nèi)部的溝通成本。
　　例如，在某lT項(xiàng)目中，我們使用微軟的Windows SharePoint Service作為項(xiàng)目信息門戶的平臺(tái)，建立項(xiàng)目門戶，并為提倡溝通中的角色演繹我們建議在敏捷項(xiàng)目中使用角色演繹的方法，演繹信息的“輸人”和“輸出”端，：腎“內(nèi)容”正向或逆向傳遞，獲得及時(shí)的雙向反饋。例如，客戶完成需求描述，業(yè)務(wù)分析人員總結(jié)出項(xiàng)目“素材”，貼在白板上，項(xiàng)目經(jīng)理召集相關(guān)的實(shí)施人員和質(zhì)量控制人員到場(chǎng)，由業(yè)務(wù)分析人員代替客戶復(fù)述業(yè)務(wù)需和部分模塊的設(shè)計(jì)文檔，并通過(guò)團(tuán)隊(duì)評(píng)審一方面檢驗(yàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)業(yè)務(wù)需求的理解。～方面調(diào)動(dòng)實(shí)施人員的積極性和項(xiàng)目參與度，其間項(xiàng)目經(jīng)理將起到協(xié)調(diào)作用。實(shí)踐表明，通過(guò)項(xiàng)目組內(nèi)部的角色演繹，有效地促進(jìn)了項(xiàng)目組人員的磨合，從項(xiàng)目初期開始減少由于項(xiàng)目組人員所處立場(chǎng)和分工不同所產(chǎn)生的溝通障礙。
　　每個(gè)較大的獨(dú)立模塊建立模塊級(jí)的站點(diǎn)。人員按照虛擬組和項(xiàng)目角色加入到相應(yīng)站點(diǎn)中，協(xié)同對(duì)需求列表、缺陷列表、文檔版本、進(jìn)度控制列表等進(jìn)行維護(hù)：同時(shí)將客戶方干系人加入項(xiàng)目組門戶中，設(shè)置郵件提醒：從使用情況來(lái)看，項(xiàng)目組成員能夠養(yǎng)成將溝通中的過(guò)程和結(jié)果文檔化，并共享到項(xiàng)目門戶的習(xí)慣;客戶方對(duì)以項(xiàng)目門戶的方式進(jìn)行溝通也有很高的參與熱情，也習(xí)慣于從門戶獲取文檔的最新版本進(jìn)行審閱和反饋，形成較好的溝通效果。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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