科學的項目管理理念是項目經(jīng)理的靈魂

摘要：簡要介紹了IT項目管理的幾個要點, 根據(jù)其在IT 行業(yè)的應用情況, 指出當今IT項目管理的重要性,科學的理念加上切實有效的執(zhí)行是我們在項目管理中制勝的法寶。
　　文獻綜述內(nèi)容
　　隨著信息技術的飛速發(fā)展,計算機信息系統(tǒng)集成項目越來越復雜,規(guī)模也越來越龐大，傳統(tǒng)的管理已經(jīng)越來越不適應系統(tǒng)集成項目發(fā)展的需要,系統(tǒng)集成行業(yè)更加需要科學規(guī)范的項目管理,因此引入項目管理成為系統(tǒng)集成公司的當務之急。
　　在近年來的項目建設中，人們?nèi)找鎻娬{(diào)建設項目集成管理，它的核心在于以建設項目全生命期為對象對建設項目進行系統(tǒng)再造，建立一體化的建設項目管理系統(tǒng)，保證建設項目全生命期中組織、過程、目標、信息、責任體系的連續(xù)性和整體性。所以今后項目經(jīng)理的工作應該更進一步的向職業(yè)化、標準化、科學化、專業(yè)化邁進。這種新型的建設項目管理模式要求項目組織者對項目全生命期進行綜合系統(tǒng)集成和整體優(yōu)化控制，向業(yè)主和其他受益者提供“項目價值最大化”的管理服務。 理論研究與系統(tǒng)創(chuàng)新是建設項目集成管理的基礎。
　　在西方發(fā)達國家，項目管理從20世紀50 年代開始興起并逐步發(fā)展成為一個內(nèi)容廣泛、方法科學和體系完整的應用領域。無論是在國內(nèi)還是國外，項目管理的學科、技術和應用的普及與發(fā)展已經(jīng)進入了一個飛速發(fā)展的時代，信息技術(Information Technology，簡稱IT)的發(fā)展又將IT 項目管理推向了全新的應用高度。本文在項目管理知識體系的基礎上，結(jié)合IT項目管理實踐，介紹IT項目管理的幾個重要方面。
　　一. 需求管理
　　需求管理是做好項目管理的基礎。以軟件項目為例，建立在優(yōu)秀的需求分析基礎上，適合客戶需要，真正了解使用者真實需求是一個優(yōu)秀軟件誕生的基礎。一個完整的軟件項目的需求管理包括了業(yè)務需求、用戶需求、功能需求、非功能性需求和需求分析報告等五個內(nèi)容。其中業(yè)務需求來源于業(yè)務發(fā)展的需要;用戶需求來源用戶的實際工作的要求;功能需求來源業(yè)務部門管理的流程及思路;非功能性需求來源于用戶的使用習慣及愛好;需求分析報告是在項目工程分析人員結(jié)合前述的內(nèi)容進行匯總、分析及提煉�？梢婍椖拷ㄔO的源頭來自于系統(tǒng)的使用者，即系統(tǒng)用戶，項目建設應按照系統(tǒng)使用者的要求來建設。但目前企業(yè)內(nèi)部存在的一種現(xiàn)象是，項目的客戶(使用者)一方面工作很忙，壓力很大，會認為沒有必要在項目的建設中和IT人員溝通需求，或者經(jīng)常三言兩語就把開發(fā)人員“打發(fā)”了。業(yè)務人員的籠統(tǒng)、感性的描述對開發(fā)人員就像是“霧里看花”。1T人員受項目時間限制及無法取得“真經(jīng)”就憑自己的理解來開發(fā)系統(tǒng)，最終等到系統(tǒng)交付時，一方面客戶不滿意，另一方面lT人員一副吃力不討好的哭相，往往會導致系統(tǒng)難以上線，或上線后使用困難。比較有效的做法是工程人員根據(jù)項目目標列表，在初步整理需求初稿的基礎上，請業(yè)務部門專門進行分析，提出修改需求意見，IT項目人員再進行分析提煉，最終以達到雙發(fā)確認一致的效果，這也為后續(xù)的設計開發(fā)工作鋪平了道路。
　　二. 范圍管理
　　項目最大的特點是它的惟一性，在一定的時間內(nèi)，合理使用一定的資源，完成明確的項目目標。開展項目是為了完成一定的目標，否則無需虛耗時間及寶貴資源。
　　項目范圍管理是指對項目具體包含什么與不包含什么的定義與控制過程。這個過程用于確保項目組和項目干系人對作為項目結(jié)果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。在此, 所謂范圍的概念包含兩方面，一方面是指產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務所包含的特征或功能，另一方面是指項目范圍，即為要交付的具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務所必須完成的工作。在確定范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認可的形式表達出來，比如文字、圖表或某種標準，能被項目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎之上才能進一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項目范圍。范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括: 項目啟動、范圍計劃編制、范圍核實、范圍變更控制等等。
　　三. 時間管理及進度控制
　　合理地安排項目時間是項目管理中的一項關鍵內(nèi)容, 它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括: 定義項目活動、任務、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項目完整的進度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進度等內(nèi)容。時間管理工作開始以前, 應該首先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間, 把這些前期工作省略, 后面的工作必然會走彎路, 反而會耽誤時間,此所謂“磨刀不誤砍柴工”。項目一開始, 必須要有明確的項目目標、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結(jié)構(gòu)。
　　進度控制就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，并根據(jù)實際情況作出必要的調(diào)整使項目朝著理想狀態(tài)進展。工作中計劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計劃執(zhí)行并進行必要的調(diào)整和控制，計劃就失去了它的實質(zhì)意義。也就是說控制過程中計劃才能發(fā)揮其應有的作用和效果。
　　四. 成本管理
　　由于目前大多數(shù)IT 公司使用的是矩陣型的組織架構(gòu), 所以, 直接涉及成本管理的項目經(jīng)理相對較少, 故本文只介紹成本管理的一些基本概念。一般地說, 成本管理目的在于使項目的凈現(xiàn)金流( 現(xiàn)金流入減去現(xiàn)金流出) 最大化: 增大項目的現(xiàn)金流入, 同時控制項目的現(xiàn)金流出。在項目建設期, 要擴大項目融資渠道, 保證項目能夠籌集足夠的建設資金; 同時, 使融資成本或代價最低, 最節(jié)省地實現(xiàn)項目的必要功能。在項目經(jīng)營期, 要設法增加主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入以及投資收益等, 同時控制項目經(jīng)營成本。成本管理與項目前期的調(diào)研關系密切, 如果在項目前期沒有深入地調(diào)研, 自然不能準確估算完成項目活動所需的資源成本,甚至根本就沒有預測和分析項目現(xiàn)金流和財務執(zhí)行情況, 如若這樣, 決策失誤就在所難免了。
       雖然現(xiàn)在大多數(shù)項目經(jīng)理都不直接參與財務管理工作，但是，假如作為項目經(jīng)理你具備一定的財務能力，這是十分有利的。比如針對項目計劃管理中，項目的成本預算的估計，項目所處不同階段的資金運營與控制手段等，此時項目經(jīng)理所具備的財務能力將使這些工作的偏差縮小，項目的預算和估計更接近實際值，有效的降低項目由資金風險等因素帶來的威脅和影響，從而使我們的項目產(chǎn)生“效益最大化”這樣一個理想的效果。
　　五. 質(zhì)量管理
　　大量實踐證明, 系統(tǒng)軟件工程項目的成敗, 通常都是因為管理問題( 協(xié)同工作的能力) , 而不是技術上的問題。軟件質(zhì)量保證(Software Quality Assurance, 以下簡稱SQA) 的目的, 是驗證在軟件開發(fā)過程中是否遵循了合適的過程和標準。軟件質(zhì)量保證過程一般包含以下幾項活動:
　　首先, 是建立SQA 組。
　　其次, 是選擇和確定SQA 活動, 即選擇SQA 組所要進行的質(zhì)量保證活動, 這些SQA 活動將作為SQA 計劃的一部分。
　　然后, 是制定和維護SQA 計劃, 這個計劃明確了SQA 活動與整個軟件開發(fā)生命周期中各個階段的關系。
　　此外, 還應有執(zhí)行SQA 計劃、對相關人員進行培訓、選擇與整個軟件工程環(huán)境相適應的質(zhì)量保證過程。
　　最后, 是不斷完善質(zhì)量保證過程活動中存在的不足,改進項目的質(zhì)量保證過程。
　　六. 項目管理中的影響因素分析
　　IT項目管理中涉及到的影響因素主要是指那些積極參與該項目工作的個體和組織，其中“人”是項目管理中的關鍵因素。在這種情況下, 人的不確定因素及其所帶來的影響就達到無法忽視的程度。項目管理涉及到的“項目干系人和項目當事人”包括客戶、項目團隊、項目公司管理層等與項目利害相關的人,他們是項目的受益者、參與者,也是項目風險的承擔者,甚至是項目的受害者。項目成功與否的關鍵, 取決于各方對項目的影響。
　　七. 風險管理
　　《孫子兵法》云:“夫兵形象水，水之行，避高而趨下;兵之形，避實而擊虛;水因地而制流，兵因敵而制勝。故兵無常勢，水無常形。能因敵變化而取勝者，謂之神�！表椖康墓芾�，其實質(zhì)就是風險的控制。
　　風險管理被認為是IT 項目減少失敗的一種重要手段。當不能很確定地預測將來事情的時候，可以采用結(jié)構(gòu)化風險管理來發(fā)現(xiàn)計劃中的缺陷，并且采取行動來減少潛在問題發(fā)生的可能性和影響。風險管理意味著危機還沒有發(fā)生之前就對它進行防范和處理。這就有助于提高了項目成功的幾率和減少了不可避免的風險所產(chǎn)生的負面影響。風險管理的主要過程包括：風險識別，風險定性定量分析，風險應對計劃制定和風險監(jiān)控等。
　　針對風險出現(xiàn)的可能性，需要采取一些手段控制風險，我們建議使用以下風險控制步驟：
　　1、與現(xiàn)在在職的項目成員協(xié)商，確定人員流動的原因(如，工作條件差，收入低，人市場競爭等);
       2、在項目開始前，把緩解這些原因(避開風險)的工作列入已擬定的控制計劃中;
　　3、當項目啟動時，做好人員流動會出現(xiàn)的準備，采取一些辦法以確保人員一旦離開時項目仍能繼續(xù)(削弱風險);
　　4、建立項目組，以使所有項目成員能及時了解有關項目活動的信息;
　　5、制定文檔標準，并建立一種機制以保證文檔能及時產(chǎn)生;
　　6、對所有工作組織細致的評審，以使更多的人能夠按計劃進度完成自己的工作;
　　7、對每一個關鍵性的技術人員，要培養(yǎng)后備人員;
　　8、在項目里程碑處進行事件跟蹤和主要風險因素跟蹤，以進行風險的再評估;
　　9、在項目開發(fā)過程中保持對風險因素相關信息的收集工作。
　　八. 建立及時有效的溝通機制
　　溝通，項目管理就是溝通。對于IT 項目來說，要科學的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通，對項目的發(fā)展和人際關系的改善，都會存在著制約作用。溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的，而且對項目的成敗起著舉足輕重的作用。無論何種規(guī)模及類型的項目都有其特定的周期。項目周期的每一個階段都是重要的甚至是關鍵性的，特別是大型系統(tǒng)集成項目和復雜的ERP項目更是如此。顯而易見，為做好每個階段的工作，以達到預期標準和效果，就必須在項目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞和溝通信息，以便項目內(nèi)各部門達到協(xié)調(diào)一致;使項目成員明確各自的職責，并了解他們的工作對實現(xiàn)整個項目目標所做的貢獻;通過大量的信息溝通，找出項目管理的問題及解決問題，制訂政策并控制評價結(jié)果。
　　建立良好的人際關系，是溝通順暢的前提，順利、及時、有效的溝通，會極大的促進成員的參與和積極性，為促進項目開發(fā)，控制和管理提供有力保障。
　　九. 項目經(jīng)理自身應具備的專業(yè)技能和管理經(jīng)驗
　　IT項目的管理，是一項專業(yè)性、技術性比較強的工作，項目經(jīng)理自身的專業(yè)技能水平在整個項目的管理過程中占據(jù)舉足輕重的位置。專業(yè)知識的欠缺是很難做好項目管理工作的，比如需求分析、進度控制、成本核算、風險意識等等;如果項目經(jīng)理自身的綜合素質(zhì)比較好，項目的進展會相對順利得多，針對項目的管理工作才能發(fā)揮的游刃有余。
　　項目經(jīng)理要善于結(jié)合現(xiàn)實當中所出現(xiàn)的問題及時的做出總結(jié)和反思，更要能夠做到認真聽取每一個項目組成員的意見和建議，總結(jié)成功的經(jīng)驗，吸取失敗的教訓，非技術性的經(jīng)驗積累是相當關鍵和重要的。所以，要注意自身對項目管理經(jīng)驗的積累，做一個有技術有經(jīng)驗的項目經(jīng)理是項目成功和自身成功的堅實后盾。(項目管理者聯(lián)盟)
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