項目預(yù)算——企業(yè)預(yù)算的點睛之筆

處于成長階段的企業(yè)，隨著生產(chǎn)規(guī)模的逐步擴大，經(jīng)營過程中常伴有大量的基建技改投資項目或新產(chǎn)品研發(fā)項目需求，項目預(yù)算作為現(xiàn)代企業(yè)管理進行項目管理的一個重要手段，開始受到企業(yè)管理者更多的重視，而項目預(yù)算既是項目管理的主要工作之一，同時也是全面預(yù)算的重要組成部分，其目的在于控制項目的成本，保證項目的成本不超出預(yù)定的范圍。同時，項目預(yù)算作為項目考核的重要依據(jù)，在企業(yè)管理中正發(fā)揮著越來越重要的作用。如何通過預(yù)算高效、有序地管理企業(yè)的各類項目，是企業(yè)預(yù)算管理部門面臨的一個重要問題。
　　RS10項目預(yù)算是RS10全面預(yù)算管理的重要補充部分，為全面預(yù)算提供項目預(yù)算明細數(shù)據(jù)。企業(yè)年度全面預(yù)算的編制包括經(jīng)營預(yù)算編制、薪酬預(yù)算編制、管理費用與制造費用預(yù)算的編制等，年度項目預(yù)算的編制與這些預(yù)算類似，在預(yù)算科目上也與總賬科目存在相同的關(guān)聯(lián)方式。項目預(yù)算中有些科目會受到全面預(yù)算的約束，所以項目預(yù)算在編制后，不能直接審批通過，在全面預(yù)算平衡過程中，可能刪減被約束的項目預(yù)算，只有當全面預(yù)算審批通過后，才能確認項目預(yù)算。全面預(yù)算調(diào)整時如果調(diào)整了對項目預(yù)算的約束，則項目預(yù)算也可能需要調(diào)整。項目預(yù)算的調(diào)整，必須在全面預(yù)算的約束范圍內(nèi)進行，如果超出約束范圍，則必須先調(diào)整全面預(yù)算。
　　通過分析項目管理的四個階段，我們認為項目預(yù)算與項目管理的結(jié)合主要體現(xiàn)在項目計劃、執(zhí)行和結(jié)束三個階段。RS10項目預(yù)算系統(tǒng)主要是針對已經(jīng)立項的項目，對于立項階段(項目的篩選階段)中的項目估算不在系統(tǒng)管理范圍內(nèi)。
　　在項目規(guī)劃階段，項目預(yù)算需要做的主要工作是：明確項目預(yù)算的責(zé)任組織;確定工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，簡稱WBS)，根據(jù)管理需要，確定WBS中子任務(wù)/活動(里程碑)的負責(zé)人、時間、資金和標準。
　　在項目執(zhí)行階段，項目預(yù)算需要做的主要工作是：對項目的進展情況進行實時反應(yīng)，根據(jù)項目的里程碑的要求，通過資金使用狀況來反映項目的實際狀況，其中包括項目預(yù)算的預(yù)警、調(diào)整和控制。
　　在項目結(jié)束階段，項目預(yù)算的主要工作是：提供項目執(zhí)行結(jié)果的查詢分析，以便于今后改進類似的項目管理和實施考核。
　　在企業(yè)進行預(yù)算時，如果企業(yè)中一些項目(如技改技措項目)還沒有正式立項，需要先在項目管理中建立項目，再進行項目預(yù)算。
　　南車長江車輛有限公司作為我們的重點客戶，已經(jīng)在去年完成了全面預(yù)算的實施工作，通過全面預(yù)算系統(tǒng)的應(yīng)用，捋順了預(yù)算業(yè)務(wù)的管理流程，提高了各部門工作效率，通過現(xiàn)代管理模式提高了企業(yè)經(jīng)營決策的科學(xué)性，幫助企業(yè)管理者合理配置企業(yè)資源。按照既定的計劃和客戶需求，今年3月，我們現(xiàn)場對長江公司項目預(yù)算管理情況進行了詳細的調(diào)研，幫助企業(yè)解決目前在項目預(yù)算管理過程中存在的一些問題，包括：
　　每個項目都需要手工編制一張預(yù)算表，由此會產(chǎn)生很多零散的預(yù)算表，不方便查找核對;通過各執(zhí)行部門的定期手工填報來獲取實際發(fā)生數(shù)據(jù)，過程復(fù)雜而且不能保證數(shù)據(jù)的實時性。
　　預(yù)算的編制在總部，而執(zhí)行在分公司，這樣的結(jié)果往往導(dǎo)致預(yù)算的編制與執(zhí)行脫節(jié)，集團無法實時監(jiān)督分公司預(yù)算的執(zhí)行，常常出現(xiàn)實際執(zhí)行情況超出總預(yù)算的情況。
　　總部和分公司某些明細預(yù)算項不一致，并且存在交叉，需要人為區(qū)分不同明細項目的歸屬。
　　預(yù)算制定后，執(zhí)行過程中缺乏有效的控制手段等。
　　針對以上幾個方面的問題，北自所實施顧問給出了明確而詳盡的建議解決方案，簡單來說可以通過系統(tǒng)編制預(yù)算，定義不同類型的預(yù)算表模板，根據(jù)不同的科目及維度關(guān)系，實現(xiàn)預(yù)算值的自動匯總;在系統(tǒng)中定義預(yù)算科目與財務(wù)科目、輔助核算項目的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)直接從總賬系統(tǒng)獲取實際發(fā)生數(shù)據(jù)，減輕人工勞動，并保障了數(shù)據(jù)的準確性;要求集團在編制項目預(yù)算時，細分到各個分公司的預(yù)算，編制完成后下發(fā)分公司，分公司根據(jù)集團編制的預(yù)算進行監(jiān)控;通過管理規(guī)定確定總部和分公司關(guān)于預(yù)算科目的劃分及細度，杜絕科目交叉問題出現(xiàn);最后，通過以下幾種方式，保證預(yù)算在執(zhí)行中的保持受控。
　　1. 在總賬系統(tǒng)，通過記賬科目的“財務(wù)控制方式”用于監(jiān)視和控制總賬系統(tǒng)的憑證記賬，若超出預(yù)算，則按照“財務(wù)控制方式”參數(shù)設(shè)置進行控制。不允許憑證記賬或警告但允許繼續(xù)記賬兩種處理，用來控制預(yù)算實際費用的發(fā)生值。
　　2. 要求所有與項目有關(guān)的采購必須納入采購管理系統(tǒng)的合同管理中，在進行采購合同維護的同時，維護對應(yīng)的項目編碼，通過后臺處理從合同中獲取實際值，并依據(jù)合同簽訂額與預(yù)算的比較，對超出預(yù)算的合同系統(tǒng)依據(jù)參數(shù)設(shè)置給出相應(yīng)的提醒或控制。
　　3. 對于新產(chǎn)品研發(fā)項目和技改項目涉及到的領(lǐng)料，建議采用領(lǐng)料申請單審核的方式進行限制。由財務(wù)部門下發(fā)工作令(可以是項目編號)，車間材料員在系統(tǒng)內(nèi)填寫領(lǐng)料申請單，并注明給定的工作令，由審核人員在領(lǐng)料申請單中按工作令統(tǒng)計已發(fā)生的領(lǐng)料，并查找相關(guān)的BOM清單信息，判定是否同意此次領(lǐng)料。
　　RS10項目預(yù)算管理系統(tǒng)支持用戶以拖拽的方式完成預(yù)算模板的創(chuàng)建，并在每步操作后都給出簡單明了的提示信息。項目預(yù)算編制過程中，用戶可以將類似的項目創(chuàng)建相同的項目預(yù)算模板，通過自上而下或者自下而上的方式，實現(xiàn)預(yù)算表的編制與匯總。預(yù)算表內(nèi)部及各預(yù)算表之間可以通過表內(nèi)或表間公式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，還可以通過后臺的存儲過程從業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲取實際值數(shù)據(jù)，和預(yù)算進行對比，為決策者提供更直觀的判斷依據(jù)。系統(tǒng)可以支持集團公司-分公司模式項目預(yù)算的解決方案，并可以通過規(guī)劃全面預(yù)算系統(tǒng)、財務(wù)總賬系統(tǒng)的科目設(shè)置，實現(xiàn)項目預(yù)算的財務(wù)控制。我們將在更多的實施工作中總結(jié)客戶需求和應(yīng)用經(jīng)驗，完善系統(tǒng)流程，簡化用戶操作，為更多的企業(yè)用戶提供更優(yōu)、更系統(tǒng)的項目預(yù)算解決方案，協(xié)助企業(yè)有效控制項目成本，減少超出預(yù)算情況的發(fā)生。 (項目管理者聯(lián)盟)
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