項目管理成功的充分條件

一、 項目管理需要關(guān)注充分條件
　　一個項目如何能夠獲得成功，有許多的前提條件，每個項目管理軟件開發(fā)者都希望能夠找出項目成功的充分條件，從而可以實現(xiàn)項目的成功。但是我們在通常情況下，往往只能找出許多的必要條件，找出充分條件是比較難的。
　　在理論、方法方面，現(xiàn)在關(guān)于項目管理的理論、方法和工具，可以說已經(jīng)屢見不鮮，到書店看看，相關(guān)的書籍比比皆是，各種相關(guān)的認證證書也是層出不窮，進行認證的企業(yè)、個人也是數(shù)不勝數(shù)。這些管理體系、方法對于提升管理能力來說，確實起到了非常積極的推動作用，但是，這些理論和方法，只能提供項目管理中通用的原則和方法，并非項目成功的充分條件。
　　項目管理軟件制度流程，是許多企業(yè)中進行項目管理的重要手段，但是具有多年實踐經(jīng)驗的管理者們，仍然保持著清醒的頭腦，不可能建立一套“傻瓜式”的管理流程，所有項目按圖索驥，就能保證項目獲得成功。這一事實在項目管理理論中也是必然的結(jié)果。項目具有獨特性，每個項目之間都存在一定的差異，而制度、流程只能是針對那些普遍的、關(guān)鍵的管理點進行控制，而不可能覆蓋所有具體項目中的各種不同差異的情況。即使是以往的最佳實踐，也只能是僅供參考，也不能保證另外一個即使是幾乎完全相同的項目同樣可以獲得成功。
　　因此，當我們追尋著各種管理理論和方法，學(xué)習(xí)著各種項目成功的必要條件時，我們同時更應(yīng)該關(guān)注，“如何把握項目成功的充分條件”，成功才是成功之母，因為只有曾經(jīng)成功的經(jīng)驗，才是把握充分條件的經(jīng)驗，而失敗則只能通過付出的代價認識到那些導(dǎo)致不能成功的必要條件。
　　通過企業(yè)級的管理制度只能提供項目成功的必要條件，但不能提供項目成功的充分條件，那么這就是項目經(jīng)理的價值所在。項目經(jīng)理要能夠針對具體項目，去管理那些保證該項目成功的充分條件，其中當然包括了企業(yè)級管理制度所要求的各種必要條件。高效的項目管理者，當然就會把注意力集中在如何用項目管理軟件管理那些充分且必要的條件——既不缺失、也不浪費。

二、 用倒推法尋找充分條件，建立分析樹
　　尋找充分條件，最有效的方法就是采用倒推法：從目標出發(fā)，反向逆推充分條件，直到所有充分條件都是可控的已知條件。
　　其實這種倒推的方法大家并不陌生，項目管理本身就是從目標出發(fā)的，這一點從“項目”的定義就可以看出，“為了實現(xiàn)特定的目標而采取的一系列行動”，所有的行動都是目標導(dǎo)向的。例如在進行范圍分析、編寫WBS的過程中，就是采用的自頂向下的分解、倒推的方法。同樣，在倒推尋找充分條件的過程中，我們也可以采用類似的方式，從目標出發(fā)，逐步分析、分解充分條件：
　　根節(jié)點是我們所需要的最終結(jié)論或結(jié)果;
　　對于其中某個節(jié)點，它下一級的全部節(jié)點組成了它的充分條件，當全部下一級節(jié)點的條件都成立時，必然就能得到該節(jié)點對應(yīng)的結(jié)論或結(jié)果;
　　最終的葉子節(jié)點都應(yīng)該是可控的已知條件;
　　在對應(yīng)同一上級節(jié)點的同級節(jié)點中，可以同時存在需要繼續(xù)分析的子目標和已知條件;
　　同一節(jié)點的所有下級節(jié)點之間，可以是“與”或者“或”的組合關(guān)系，可以更靈活的反映現(xiàn)實當中各種復(fù)雜的情況;
　　在這樣一個分析結(jié)構(gòu)當中，經(jīng)過實踐發(fā)現(xiàn)，第一步應(yīng)該增加一個層次，提供不同策略的選擇分支，然后才是不同策略下所需要的充分條件。這種方式的好處在于，當存在不同的可選解決方案時，這種分析方法對于決策能提供很好的支持。同時，在以后項目實施過程中如果條件發(fā)生了變化，還可能利用當時已有的條件，通過另外分支中的解決方案來實現(xiàn)目標。
　“魚骨圖”也是常用的分析因果關(guān)系的工具，但是感覺上對于多層次的更為復(fù)雜的依賴關(guān)系，用起來不夠方便，所以本人更傾向于采用分析樹的方法。

三、 建立完善的分析樹
　　為了能夠通過分析樹，有效的發(fā)現(xiàn)所有影響項目成功的充分條件，并確定它們之間的相互關(guān)系，有幾點需要特別強調(diào)。
　　充分條件的分析，需要站在整體項目的角度，把所有需要的條件全部找出來，特別是在涉及多個組織共同合作的項目中，項目經(jīng)理就不能局限在自己所在的組織范圍內(nèi)，還要把其他組織需要提供的條件全部羅列出來，這樣才能使項目實現(xiàn)最終目標的邏輯關(guān)系是完整的。這一要求對于年輕的項目經(jīng)理來說經(jīng)常會有很好的幫助作用。
　　在我們分析得到各種條件時，如果對這些條件進一步深入分析，往往會發(fā)現(xiàn)對于這些條件還受到其他相關(guān)因素的影響，此時最好將這些因素作為新的條件，進一步加以分解擴展，就好像我們常說的，要問6次為什么，才能找到問題的根本原因。
　　已知條件必須是“可控的”。當我們在項目的啟動和計劃過程中，絕大部分的已知條件其實都是假設(shè)前提，在項目實際執(zhí)行過程中，這些條件都有可能因為主觀或客觀原因，變成未知條件，導(dǎo)致原本充分的條件變得不夠充分了。如何管理這些已知條件，就屬于風險管理的問題了，這里暫不做展開討論。
　　對于不存在“或”條件的各項已知條件，就是該項目成功的必要條件，他們沒有可替代的解決方案，所以應(yīng)該成為項目風險管理的關(guān)注點。而其他存在“或”條件的情況，這些條件是充分條件，但未必是必要條件，可以為項目管理者提供更為靈活的選擇。
　　分析樹的形成也是一個不斷完善的過程。項目從最初的啟動，到后來的計劃、執(zhí)行等不同的過程中，對項目的認識會不斷深入，項目相關(guān)的各項條件逐步明確，分析樹的內(nèi)容也應(yīng)該同步展開。當項目的條件發(fā)生變化時，也應(yīng)同步更新分析樹。

四、 “依賴關(guān)系”反映從已知條件到結(jié)論的路徑
　　按照這種分析過程所形成的分析樹，充分體現(xiàn)了條件與結(jié)果之間的因果關(guān)系，也就是因果之間的依賴關(guān)系，這在項目管理領(lǐng)域中通常被稱為“Dependency”。從最終的葉子節(jié)點對應(yīng)的可控的已知條件，到最終的目標結(jié)果之間，形成了一個依賴關(guān)系的鏈條，當任一條件發(fā)生變化時，其影響范圍可以一目了然，這一點對于項目計劃和風險管理是非常必要的。
　　當一個前提條件發(fā)生變化不再成立時，首先尋找從該條件到目標結(jié)果的依賴鏈路上最近的“或”條件，看看是否存在可替代的方案，如果沒有的話，那么意味著該條件屬于必要條件，該風險不可回避，那么就只好按照項目管理三角形的思路，做出必要的變更以應(yīng)對。（資料來源：項目管理者聯(lián)盟）