項(xiàng)目管理中如何有效管理時(shí)間

    時(shí)間是指從過(guò)去，通過(guò)現(xiàn)在，直到將來(lái)，連續(xù)發(fā)生的各種各樣的事件過(guò)程所形成的軌跡。它具有供給毫無(wú)彈性、無(wú)法蓄積、無(wú)法取代、無(wú)法失而復(fù)得的四大特性，有效的時(shí)間管理具有非常重大的意義。 所謂時(shí)間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。時(shí)間管理所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。美國(guó)管理學(xué)者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認(rèn)為，有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間，以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方；管理自己的時(shí)間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時(shí)間；集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時(shí)間段。有效的時(shí)間管理就是要把所有可利用的時(shí)間盡可能地投放到最需要的地方，其關(guān)鍵在于制定合適的時(shí)間計(jì)劃和設(shè)置事情的先后順序。
　　有效的時(shí)間管理可以讓企業(yè)提高工作效率，減少管理成本，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成超額的任務(wù)。有效的時(shí)間管理可以讓員工自己掌握正確的時(shí)間管理技巧，制定適合自己的時(shí)間管理計(jì)劃，擁有充分的個(gè)人休閑時(shí)間。
時(shí)間管理的六條法則：
1、帕累托法則
　　帕累托法則又稱(chēng)80/20法則，是由英國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家和社會(huì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的，最初只限定于經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域，后來(lái)這一法則也被推廣到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，且深為人們所認(rèn)同。帕累托法則是指在任何大系統(tǒng)中，約80%的結(jié)果是由該系統(tǒng)中約20%的變量產(chǎn)生的。例如，在企業(yè)中，通常80%的利潤(rùn)來(lái)自于20%的項(xiàng)目或重要客戶(hù)；經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為，20%的人掌握著80%的財(cái)富；心理學(xué)家認(rèn)為，20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時(shí)間管理領(lǐng)域是指大約20%的重要項(xiàng)目能帶來(lái)整個(gè)工作成果的80%。并且在很多情況下，工作的頭20%時(shí)間會(huì)帶來(lái)所有效益的80%。大智有所不慮，大巧有所不為。工作中應(yīng)避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊��?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效，出色地完成無(wú)關(guān)緊要的工作是最浪費(fèi)時(shí)間的。你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。工作中我們要學(xué)會(huì)“不釣小魚(yú)釣鯨魚(yú)”，如果你抓了100條小魚(yú)，你所擁有的不過(guò)是滿(mǎn)滿(mǎn)一桶魚(yú)，但如果你抓住了一條鯨魚(yú)，你就不枉此行了。
　　
2、黃金三小時(shí)法則
　　黃金三小時(shí)法則認(rèn)為，早晨5～8點(diǎn)是人一天中效率最高的三小時(shí)。一天之計(jì)在于晨，早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環(huán)境最安寧、注意力最集中、心情最愉悅，而且由于剛剛醒來(lái)，收集睡眠中的潛意識(shí)也最全，在這一時(shí)段工作一小時(shí)相當(dāng)于其他時(shí)段工作三個(gè)小時(shí)。當(dāng)你早早起床開(kāi)始工作時(shí)，你甚至能在正常的工作時(shí)間來(lái)臨前完成一天的工作，這樣即將開(kāi)始的一天就是你多賺出來(lái)的。
我們應(yīng)該利用一天中效率最高的時(shí)段去完成一天中最重要的工作，以達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然，由于生物鐘的不同，黃金三小時(shí)的具體時(shí)段可能因人而異，但這并不影響此法則作用的發(fā)揮。我們應(yīng)該在生活中多體會(huì)，以便找出自己的黃金三小時(shí)并利用好它，達(dá)到一天等于兩天的效果。
　　黃金三小時(shí)法則還可以進(jìn)一步擴(kuò)展，我們可以把每星期的第一天作為黃金時(shí)段，處理完一星期最重要的工作，把每個(gè)月的第一星期作為黃金時(shí)段，處理完一個(gè)月最重要的工作。如果你做到了這一點(diǎn)，你就搶占了時(shí)間爭(zhēng)奪戰(zhàn)中的每一個(gè)制高點(diǎn)，并獲得了一支強(qiáng)大的時(shí)間預(yù)備隊(duì)，無(wú)論將其使用到哪一個(gè)方向，都會(huì)在那里取得壓倒性的優(yōu)勢(shì)。

3、帕金森法則
　　帕金森法則認(rèn)為，工作在最終期限到來(lái)前是不可能被完成的。這一法則實(shí)際上是依賴(lài)人與生俱來(lái)的惰性和對(duì)最后期限的潛意識(shí)發(fā)揮作用。人們會(huì)下意識(shí)地根據(jù)完成時(shí)限的遠(yuǎn)近把工作分為三六九等，完成時(shí)限越近，人們對(duì)某項(xiàng)工作的關(guān)注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作，會(huì)促使人們挖掘自身的潛能，調(diào)動(dòng)一切資源保證任務(wù)按期完成；而那些完成時(shí)限較遠(yuǎn)或可以被無(wú)限期推遲的工作往往被束之高閣。為避免拖拉、克服惰性，應(yīng)該為工作設(shè)置盡可能短的完成時(shí)限，通過(guò)時(shí)間的壓力保持工作的動(dòng)力，使每一項(xiàng)工作都能在第一時(shí)間完成，以便爭(zhēng)取主動(dòng)；對(duì)于那些對(duì)未來(lái)起重要作用的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，則應(yīng)進(jìn)行合理分解，細(xì)化為在每一階段可完成的小目標(biāo)，并設(shè)定嚴(yán)格的時(shí)限，以避免這些重要而不緊急的任務(wù)在日常工作中被忽視，出現(xiàn)平時(shí)不燒香、臨時(shí)抱佛腳的被動(dòng)局面。

4、細(xì)微邊界法則
　　細(xì)微邊界法則是指時(shí)間上的細(xì)微差別可能導(dǎo)致最終結(jié)果上的巨大差異，即所謂“失之毫厘，差之千里”。細(xì)微邊界法則在生活中無(wú)處不在，如因一分之差錯(cuò)過(guò)了列車(chē)，可能要再花幾個(gè)小時(shí)或更長(zhǎng)時(shí)間等待下一列；搶救危重病人延誤一分鐘，可能會(huì)奪去病人的生命；而在比賽中慢了一秒鐘，就可能與獎(jiǎng)牌擦肩而過(guò)……細(xì)微邊界法則在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出，現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)由“大魚(yú)吃小魚(yú)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤翱祠~(yú)吃慢魚(yú)”，企業(yè)間在對(duì)市場(chǎng)反應(yīng)速度上的細(xì)微差距，可能導(dǎo)致利潤(rùn)率上的天壤之別。英特爾公司就是因?yàn)榭偰鼙雀?jìng)爭(zhēng)對(duì)手快一步推出性能更高的處理器，成功攫取了CPU市場(chǎng)80%的利潤(rùn)。而那些動(dòng)作總比別人慢半拍的企業(yè)，均難以擺脫最終覆滅的命運(yùn)。細(xì)微邊界法則告訴我們，決定一個(gè)人能否成功，有時(shí)不在于其是否比別人付出了更多的辛苦，而在于其是否比別人先行一步。先行一步天地寬，搶先一步，就會(huì)領(lǐng)略到別樣的風(fēng)景，就會(huì)占盡先機(jī)，而辦事拖拉、沒(méi)有時(shí)間觀念，就可能因一步趕不上，而步步趕不上。為此我們必須增強(qiáng)時(shí)間觀念，無(wú)論做什么事情，都要有時(shí)不我待的緊迫感，早謀劃、早準(zhǔn)備、早著手，這樣才會(huì)在工作和生活中爭(zhēng)取主動(dòng)；凡事都要打好時(shí)間提前量，這樣才會(huì)避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。

5、聚光法則
　　只有把陽(yáng)光聚集到一點(diǎn)，才能產(chǎn)生足夠的熱量把火炬點(diǎn)燃。同樣，聚光法則認(rèn)為，只有把有限的時(shí)間聚焦到重要的目標(biāo)上，才能保證事業(yè)上的成功。目標(biāo)過(guò)于分散等于沒(méi)有目標(biāo)，把有限的時(shí)間分散到眾多的目標(biāo)上，就像把有限的資金在眾多的項(xiàng)目上撒胡椒面，最終只能導(dǎo)致每一個(gè)項(xiàng)目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時(shí)間投資都用來(lái)建設(shè)爛尾樓和半截子工程，最終將使你的時(shí)間賬戶(hù)徹底破產(chǎn)，導(dǎo)致你一事無(wú)成。聚光法則對(duì)我們的啟示是：專(zhuān)注與執(zhí)著是成功的關(guān)鍵。我們?cè)诠ぷ髦袘?yīng)該養(yǎng)成聚精會(huì)神的習(xí)慣，避免過(guò)多目標(biāo)的誘惑，一次應(yīng)只瞄準(zhǔn)一個(gè)目標(biāo)。一旦開(kāi)始某項(xiàng)工作，就應(yīng)堅(jiān)持不懈地做下去，直接獲得令人滿(mǎn)意的結(jié)果，不干則已，干則一次把事情做到最好，否則返工將會(huì)使你所花費(fèi)的時(shí)間成倍增長(zhǎng)。行百里者半九十時(shí)，能否完成最后10%的工作，是決定一件事情最終成功還是失敗的關(guān)鍵。許多人之所以沒(méi)有成功，就是因?yàn)樵谕瓿?0%的工作后以為大功告成而轉(zhuǎn)移了視線(xiàn)，最終導(dǎo)致工作的半途而廢，也使寶貴的時(shí)間被白白浪費(fèi)。

6、自控法則
　　自控法則其實(shí)包含三層含義：
1）對(duì)于能自我掌控的事務(wù)，不用再花過(guò)多的時(shí)間和精力去掌控它，它會(huì)自行朝著既定的目標(biāo)前進(jìn)；
2）對(duì)于你無(wú)法掌控的事務(wù)，不必為其多費(fèi)心思，時(shí)間會(huì)給出一切問(wèn)題的答案；
3）對(duì)于你能夠而且應(yīng)該掌控的事務(wù)，用心去掌控。
　　我們可以通過(guò)事物的自我控制實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目的，從而騰出時(shí)間和精力去做更重要的工作。如可以在年輕時(shí)定期存入一筆存款，讓其在銀行里自行增值，當(dāng)退休時(shí)就會(huì)得到一筆豐厚的財(cái)富；管理者、可以在嚴(yán)格選拔、認(rèn)真培訓(xùn)的基礎(chǔ)上授權(quán)下屬處理日常事物，從而使自己能集中時(shí)間和精力思考對(duì)組織發(fā)展更為重要的問(wèn)題等。自控法則還告訴我們，應(yīng)該承認(rèn)并接受你無(wú)法掌控的領(lǐng)域，關(guān)注你可以掌控的領(lǐng)域，并且采取行動(dòng)。當(dāng)你整天為無(wú)法實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)而苦惱時(shí)，試著把它忘掉，追求你通過(guò)努力能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，說(shuō)不定會(huì)達(dá)到“無(wú)心插柳柳成蔭”的效果；當(dāng)你對(duì)一個(gè)問(wèn)題百思不得解其時(shí)，試著把它放一放，讓時(shí)間和潛意識(shí)去解決，說(shuō)不定會(huì)達(dá)到“眾里尋她千里度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處”的效果。時(shí)間管理既是科學(xué)，又是藝術(shù)，要想使你的工作、生活更富有效率，在了解和掌握以上十大法則原理的基礎(chǔ)上，還需要在實(shí)踐中多體會(huì)、多總結(jié)，才能成為時(shí)間的主人。（資料來(lái)源：中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)）