淺議如何做好IT項目管理的進(jìn)度控制

引言
    人類進(jìn)入 21 世紀(jì)，信息化成為我國全面構(gòu)建和諧社會、快速發(fā)展國民經(jīng)濟 的著眼點。黨的十五屆五中全會就明確指出： “大力推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會信息化， 是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，實現(xiàn) 社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展。 ”黨的十六大再次明確： “信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè) 化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出 一條科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充 分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。 ”目前全國上下各行各業(yè)、各個領(lǐng)域、各個層面的信 息化建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行著。
    IT 項目管理是現(xiàn)代項目管理的一種重要的表現(xiàn)形式，IT 項目管理的工作職 責(zé)中包含著現(xiàn)代項目管理學(xué)的基本內(nèi)涵， 我們要用現(xiàn)代項目管理知識體系來增強 IT 項目管理體系。IT 項目管理的主要工作內(nèi)容是“三控、兩管、一協(xié)調(diào)” ，即對 項目的質(zhì)量、進(jìn)度、費用等過程實施控制，對信息及合同進(jìn)行管理，另外還要進(jìn) 行協(xié)調(diào)組織。而時間因素會對其他方面產(chǎn)生很大的影響。有效實施項目進(jìn)度控制 是項目成功的重要保障，本文著重探討 IT 項目管理過程中的進(jìn)度控制問題。
    項目進(jìn)度控制和監(jiān)督的目的是：增強項目進(jìn)度的透明度，以便當(dāng)項目進(jìn)展與項目計劃出現(xiàn)嚴(yán)重偏差時可以采取適當(dāng)?shù)募m正或預(yù)防措施。已經(jīng)歸檔和發(fā)布的項目計劃是項目控制和監(jiān)督中活動、溝通、采取糾正和預(yù)防措施的基礎(chǔ)。

一、項目進(jìn)度控制的難點與風(fēng)險
項目進(jìn)度管理和監(jiān)理的難點與風(fēng)險主要集中在以下幾方面：
    1. 變更和范圍定義往往不明確，項目經(jīng)理對客戶提出的變更疲于奔命，顧此忘彼。監(jiān)理人員對進(jìn)度無法控制感到著急，忙于進(jìn)行變更處理，陷于不斷協(xié)調(diào) 各方的泥潭中。
    2. 項目計劃的可行性不高、無工作分解或工作分解不適當(dāng)。分解后的工作 沒有很好地落實責(zé)任人，項目組織管理不力。監(jiān)理人員往往把精力集中在計劃的 可行性分析、工作分解的檢查和責(zé)任人落實的書面形式上，而對實際的組織實施 情況和項目管理行為的監(jiān)理力度不夠。
    3. 合作方多，難以協(xié)調(diào)，項目經(jīng)理把太多的時間用于與各方進(jìn)行協(xié)調(diào)，其 中有許多是沒有必要的，而忽略了針對項目小組的組織、協(xié)調(diào)和控制。監(jiān)理人員 的態(tài)度是“是不關(guān)己，高高掛起” ，沒有認(rèn)識到自己所處的角色，利用自己的身 份提出監(jiān)理意見，協(xié)調(diào)各方的關(guān)系。結(jié)果呢？或許項目在預(yù)算之內(nèi)按期完成了， 但代價卻是質(zhì)量的降低。
    4. 進(jìn)度要求快，一方面項目要求的工期短、任務(wù)重，另外一方面不斷有突 發(fā)事件出現(xiàn)，例如業(yè)主要求加快建設(shè)速度、項目資源被挪用、出現(xiàn)技術(shù)難題等。 在這些情況下，項目經(jīng)理采取怎樣管理措施、監(jiān)理人員如何進(jìn)行有效監(jiān)理，是項 目按時完成的基礎(chǔ)。
    5. 根據(jù)以往的經(jīng)驗對任務(wù)量估計不足，或者對任務(wù)的難度認(rèn)識不夠，對將 要進(jìn)行的工作準(zhǔn)備不充分或根本沒有準(zhǔn)備，以至于在實際工作中碰到問題后，難以及時給出解決方法，造成延誤工期。以上諸多問題，如不加以妥善解決，工程項目就難以在預(yù)定的時間內(nèi)保質(zhì)、 保量地全滿完成。

二、項目管理常用的進(jìn)度控制措施
項目管理常用的進(jìn)度控制措施管理
    1、項目進(jìn)度控制的前提 項目進(jìn)度控制的前提是有效地項目計劃和充分掌握第一手實際信息， 在此前 提下，通過實際值與計劃值進(jìn)行比較，檢查、分析、評價項目進(jìn)度。通過溝通、 肯定、批評、獎勵、懲罰、經(jīng)濟等不同手段，對項目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、督促、影響、制約。及時發(fā)現(xiàn)偏差，及時予以糾正；提前預(yù)測偏差，提前予以預(yù)防。
    在進(jìn)行項目進(jìn)度控制時，必須落實項目團(tuán)隊之內(nèi)或之外進(jìn)度控制人員的組成，明確具體的控制任務(wù)和管理職責(zé)。要制定進(jìn)度控制的方法，要選擇適用的進(jìn) 度預(yù)測分析和進(jìn)度統(tǒng)計技術(shù)或工具。要明確項目進(jìn)度信息的報告、溝通、反饋、 以及信息管理制度。
    2、項目進(jìn)度控制主要手段
    （1）項目計劃書：作為項目進(jìn)度控制的基準(zhǔn)和依據(jù)，項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制作項目計劃書。 項目進(jìn)度監(jiān)控人員根據(jù)項目計劃書對項目的階段成果完成情況進(jìn)行監(jiān)控，如果由于某些原因階段成果提前或延后完成，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前申請并做 好開發(fā)計劃的變更。對于項目進(jìn)度延后的，應(yīng)當(dāng)分析產(chǎn)生進(jìn)度延后的原因、確定 糾正偏差的對策、采取糾正偏差的措施，在確定的期限內(nèi)消除項目進(jìn)度與項目計 劃之間的偏差。項目計劃書應(yīng)當(dāng)根據(jù)項目的進(jìn)展情況進(jìn)行調(diào)整，以保證基準(zhǔn)和依 據(jù)的新鮮性、有效性。
    （2）項目階段情況匯報與計劃：項目負(fù)責(zé)人按照預(yù)定的每個階段點（根據(jù)項目的實際情況可以是每周、每雙周、每月、每雙月、每季、每旬等等）定期在 與項目成員和其他相關(guān)人員充分溝通后， 向相關(guān)管理人員和管理部門提交一份書 面項目階段工作匯報與計劃，內(nèi)容包括：
    a、對上一階段計劃執(zhí)行情況的描述
    b、下一階段的工作計劃安排
    c、已經(jīng)解決的問題和遺留的問題
    d、資源申請、需要協(xié)調(diào)的事情及其人員
    e、其他需要處理的問題 這些匯報將存檔，作為對項目進(jìn)行考核的重要材料。在計劃制定時就要確定項目總進(jìn)度目標(biāo)與分進(jìn)度目標(biāo)； 在項目進(jìn)展的全過程 中，進(jìn)行計劃進(jìn)度與實際進(jìn)度的比較，及時發(fā)現(xiàn)偏離，及時采取措施糾正或者預(yù)防；協(xié)調(diào)項目參與人員之間的進(jìn)度關(guān)系。
    3、進(jìn)度控制內(nèi)容 從內(nèi)容上看，以軟件開發(fā)項目為例：軟件開發(fā)項目進(jìn)度控制主要表現(xiàn)在組織 管理、技術(shù)管理和信息管理等這幾個方面。組織管理包括這樣幾個內(nèi)容：
    （1）項目經(jīng)理監(jiān)督并控制項目進(jìn)展情況；
    （2）進(jìn)行項目分解，如按項目結(jié)構(gòu)分，按項目進(jìn)展階段分，按合同結(jié)構(gòu)分，并建立編碼體系；
    （3）制訂進(jìn)度協(xié)調(diào)制度，確定協(xié)調(diào)會議時間，參加人員等；
    （4）對影響進(jìn)度的干擾因素和潛在風(fēng)險進(jìn)行分析。技術(shù)管理與人員管理有非常密切的關(guān)系。 軟件開發(fā)項目的技術(shù)難度需要引起 重視，有些技術(shù)問題可能需要特殊的人員，可能需要花時間攻克一些技術(shù)問題，技術(shù)措施就是預(yù)測技術(shù)問題并制訂相應(yīng)的應(yīng)對措施。控制的好壞直接影響項目實 施進(jìn)度。
    4、不同階段的項目進(jìn)度控制 從項目進(jìn)度控制的階段上看，軟件開發(fā)項目進(jìn)度控制主要有：
    項目準(zhǔn)備階段 進(jìn)度控制，需求分析和設(shè)計階段進(jìn)度控制，實施階段進(jìn)度控制等這幾個部分。
    準(zhǔn)備階段進(jìn)度控制任務(wù)是：向業(yè)主提供有關(guān)項目信息，協(xié)助業(yè)主確定工期總目標(biāo);編制階段計劃和項目總進(jìn)度計劃;控制該計劃的執(zhí)行;
    需求分析和設(shè)計階段控制的任務(wù)是：編制與用戶的溝通計劃、需求分析工作 進(jìn)度計劃、設(shè)計工作進(jìn)度計劃，控制相關(guān)計劃的執(zhí)行等。

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