一、公司概況
奧鵬遠(yuǎn)程教育中心（簡稱奧鵬教育），是由教育部高等教育司2001年12月批準(zhǔn)立項(xiàng)試點(diǎn)，2005年4月正式批準(zhǔn)運(yùn)營的遠(yuǎn)程教育公共服務(wù)體系，也是教育部門批準(zhǔn)成立的遠(yuǎn)程教育內(nèi)容服務(wù)運(yùn)營機(jī)構(gòu)。 目前，奧鵬遠(yuǎn)程教育中心已接受全國近50所試點(diǎn)網(wǎng)校的委托，通過在全國建立的1800多家奧鵬遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)中心為300余萬名學(xué)員提供高中起點(diǎn)專科、高中起點(diǎn)本科、?？破瘘c(diǎn)本科和本科二學(xué)歷等9大類400多個(gè)專業(yè)的學(xué)歷教育支持服務(wù)。
二、實(shí)施應(yīng)用分析
1、項(xiàng)目背景
奧鵬遠(yuǎn)程教育中心項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)以培訓(xùn)項(xiàng)目管理為核心，整合項(xiàng)目前期投標(biāo)、銷售、立項(xiàng)、計(jì)劃、合同、費(fèi)用、成本等要素，構(gòu)建奧鵬遠(yuǎn)程教育中心以計(jì)劃驅(qū)動(dòng)執(zhí)行的項(xiàng)目集中管控平臺，并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的網(wǎng)上管理、流轉(zhuǎn)和共享。實(shí)現(xiàn)對于教育培訓(xùn)項(xiàng)目的管理。該系統(tǒng)主要包括根據(jù)教育培訓(xùn)項(xiàng)目的特點(diǎn)，每個(gè)項(xiàng)目都分為線上培訓(xùn)及線下培訓(xùn)等層級子項(xiàng)目，單獨(dú)進(jìn)行編制費(fèi)用計(jì)劃，及單獨(dú)核算費(fèi)用執(zhí)行，最終進(jìn)行核算整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃及合同進(jìn)度，成本費(fèi)用等功能。并具有項(xiàng)目信息、人員組織機(jī)構(gòu)信息等數(shù)據(jù)模塊和接口。
通過建立綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)與各部門及項(xiàng)目間的協(xié)同辦公，進(jìn)行多項(xiàng)目管理。要求通過信息化手段，加強(qiáng)各部門間的工作協(xié)同，快速獲取各個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)、銷售、計(jì)劃、進(jìn)度、合同、成本等信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總及對比分析，以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的監(jiān)管。同時(shí)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的建設(shè)，為各個(gè)部門、人員搭建一個(gè)統(tǒng)一的溝通平臺，實(shí)現(xiàn)大家的協(xié)作及信息共享。
2、信息化實(shí)施歷程
奧鵬遠(yuǎn)程教育與邦永科技公司的合作始于2018年，先后實(shí)施完成了項(xiàng)目投標(biāo)管理，項(xiàng)目銷售管理，項(xiàng)目立項(xiàng)管理，項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃管理，項(xiàng)目合同管理，項(xiàng)目資金管理，項(xiàng)目成本管理等系統(tǒng)的實(shí)施工作。根據(jù)PM2項(xiàng)目管理實(shí)施方法論分為6個(gè)階段進(jìn)行。
（1）藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段：8月2日—8月9日
★項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)
★業(yè)務(wù)部門調(diào)研
★調(diào)研報(bào)告確認(rèn)
（2）系統(tǒng)搭建階段：8月10日—8月14日
★系統(tǒng)搭建
★系統(tǒng)調(diào)試
★系統(tǒng)功能修改
★功能模塊確認(rèn)
（3）接口開發(fā)階段：8月14日—9月16日
★OA系統(tǒng)集成合同臺賬
（4）產(chǎn)品培訓(xùn)階段：8月16日—8月14日
★基礎(chǔ)資料完善
★系統(tǒng)管理員培訓(xùn)
★業(yè)務(wù)人員操作培訓(xùn)
★業(yè)務(wù)人員上機(jī)項(xiàng)目實(shí)踐
（5）全面試運(yùn)行階段：8月14日-10月14日
★歷史數(shù)據(jù)補(bǔ)入
★全面上線試運(yùn)行
（6）項(xiàng)目驗(yàn)收交付階段：2018年10月14日
3、業(yè)務(wù)需求
奧鵬教育信息化建設(shè)的目標(biāo)主要是通過項(xiàng)目信息管理軟件，將公司及全國辦事處的培訓(xùn)項(xiàng)目提高到一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、數(shù)字化的新高度。使公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能對公司的各部門領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、全國辦事處進(jìn)行全方位的掌控項(xiàng)目及費(fèi)用執(zhí)行情況了解，并通過信息化形成的大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對項(xiàng)目及人員進(jìn)行有效的管理，便于進(jìn)行分析、決策。通過軟件實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握培訓(xùn)項(xiàng)目的費(fèi)用的情況及各省辦事處間的完成情況，便于對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行有效的分析，對項(xiàng)目成員進(jìn)行考核與激勵(lì)。
(1) 項(xiàng)目庫360視圖
記錄項(xiàng)目的基本信息，可實(shí)現(xiàn)根據(jù)省份對全國項(xiàng)目信息進(jìn)行管理，包括增加、刪除、修改、查詢等操作。并且根據(jù)項(xiàng)目庫查詢，動(dòng)態(tài)，直觀的顯示所有項(xiàng)目的合同，資金情況。
(2) 項(xiàng)目立項(xiàng)管理
可根據(jù)教育培訓(xùn)項(xiàng)目的特點(diǎn)，分為遠(yuǎn)程培訓(xùn)及面授培訓(xùn)，進(jìn)行項(xiàng)目之間層級劃分，層級匯總并且進(jìn)行縣級、市級、省級、到所有項(xiàng)目類型不同領(lǐng)導(dǎo)間的分權(quán)限查看，匯總。如：一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目，分為遠(yuǎn)程項(xiàng)目培訓(xùn)，及面授項(xiàng)目培訓(xùn)，分別不同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，分別不同子項(xiàng)目收款，支出。主項(xiàng)目需要進(jìn)行匯總該兩個(gè)子項(xiàng)目收款，支出情況。
(3) 流程管理
可根據(jù)項(xiàng)目情況靈活定制研發(fā)各個(gè)階段的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，各節(jié)點(diǎn)可配置是否需要審批，使各職能崗位跟緊密的對接，并明確了各個(gè)崗位職責(zé)。將全國不同辦事處人員，以統(tǒng)一、規(guī)范化方式進(jìn)行項(xiàng)目平臺辦公。
(4) 權(quán)限管理
系統(tǒng)需提供完善嚴(yán)密的權(quán)限控制機(jī)制，來保證數(shù)據(jù)的安全。根據(jù)用戶對權(quán)限管理要求的嚴(yán)格程度，提供分級的權(quán)限管理機(jī)制，系統(tǒng)支持自頂向下的逐級分配權(quán)限的管理模式，系統(tǒng)權(quán)限包含功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、業(yè)務(wù)流程權(quán)限三級權(quán)限，其中數(shù)據(jù)權(quán)限包括數(shù)據(jù)對象權(quán)限、字段權(quán)限和字段范圍權(quán)限。
①功能權(quán)限：根據(jù)功能的劃分來為操作員設(shè)置權(quán)限。功能權(quán)限不僅能夠設(shè)置到最末一級菜單功能，而且能夠設(shè)置到每個(gè)功能中的各個(gè)按鈕。由于可以將權(quán)限明細(xì)到功能按鈕級，保證功能權(quán)限的最明細(xì)化；
②數(shù)據(jù)權(quán)限：在功能權(quán)限的基礎(chǔ)上，針對具體的業(yè)務(wù)對象或者數(shù)據(jù)內(nèi)容提供更進(jìn)一步的權(quán)限設(shè)置；
(5) 合同管理
建立由不同類型項(xiàng)目的合同臺賬，合同數(shù)據(jù)來源與綜合辦公管理系統(tǒng)，兩系統(tǒng)做數(shù)據(jù)集成。
項(xiàng)目合同計(jì)劃進(jìn)度管理，包括合同過程記錄和審批、合同簽訂、合同執(zhí)行進(jìn)度、提醒、付款進(jìn)度、驗(yàn)收計(jì)劃等管理。
(6) 計(jì)劃管理
根據(jù)不同項(xiàng)目類型及不同部門編制不同部門的費(fèi)用計(jì)劃，從時(shí)間角度按年、月份方式制定費(fèi)用計(jì)劃，實(shí)施動(dòng)態(tài)的控制項(xiàng)目及部門的費(fèi)用發(fā)生情況。實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目為主線，以策劃為牽引，對項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目執(zhí)行及項(xiàng)目結(jié)束后評價(jià)的閉環(huán)管理。
(7) 成本報(bào)表管理
在工作執(zhí)行的過程中，有效通過項(xiàng)目信息化辦公，自動(dòng)歸集部門及項(xiàng)目間發(fā)生的費(fèi)用成本，方便隨時(shí)進(jìn)行查詢，提高工作效率。為各級管理人員提供多維度、多層次、多方式的綜合查詢及統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)
以同比、環(huán)比、趨勢等分析方法實(shí)現(xiàn)計(jì)劃及費(fèi)用執(zhí)行情況、預(yù)警信息的統(tǒng)計(jì)分析，輔助各級領(lǐng)導(dǎo)決策。
具體功能點(diǎn)如下：
◆ 按項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)計(jì)劃及執(zhí)行和完成率；
◆ 按部門統(tǒng)計(jì)計(jì)劃執(zhí)行和完成率；
◆ 按地區(qū)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)計(jì)劃完成數(shù)和完成率。
4、應(yīng)用效果
1、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)態(tài)掌控全局
PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了以培訓(xùn)項(xiàng)目運(yùn)作的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)控制，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)了解項(xiàng)目資金、合同進(jìn)度、成本費(fèi)用的情況，了解各個(gè)部門及全國辦事處工作各項(xiàng)工作及費(fèi)用的狀態(tài)，滿足高層領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目的宏觀整體分析。
2、改善了內(nèi)部溝通環(huán)境
PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)為各層次的管理者提供了一種“標(biāo)準(zhǔn)的溝通語言”，在各種層次的項(xiàng)目溝通、會(huì)議中，針對具體工作問題研究方案，大大加強(qiáng)了項(xiàng)目信息溝通的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、有效性。
5、科學(xué)分析、平衡資源
PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)，通過從宏觀到微觀，對項(xiàng)目實(shí)行放大鏡式的穿透式管理，從資金、進(jìn)度、人員、成本等各個(gè)角度，對計(jì)劃和實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位跟蹤分析，使人力資金等有限資源得到最合理配置，達(dá)到了資源管理的動(dòng)態(tài)平衡。
6、提高決策效率
PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)，使得長期以來困擾大家的工期進(jìn)度和投資/成本情況無法整體性動(dòng)態(tài)管理的問題得到了全面徹底的解決，并依據(jù)國際先進(jìn)的管理理念，將進(jìn)度/成本動(dòng)態(tài)過程與目標(biāo)管理的方法得以有機(jī)結(jié)合，將項(xiàng)目執(zhí)行中常用的，管理層次高、涉及范圍廣的項(xiàng)目數(shù)據(jù)匯集生成各種項(xiàng)目報(bào)表，使項(xiàng)目中高層管理人員能及時(shí)準(zhǔn)確的掌握各種信息，為項(xiàng)目管理決策提供了科學(xué)而準(zhǔn)確的依據(jù)。
7、團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)提升
邦永PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)的實(shí)施，改變了以往各個(gè)部門管理風(fēng)格各異、水平參差不齊的狀況，將我們團(tuán)隊(duì)的管理工作統(tǒng)一到新的信息平臺上；通過項(xiàng)目管理的理論培訓(xùn)、操作培訓(xùn)、應(yīng)用培訓(xùn)，使員工的管理素質(zhì)得到了進(jìn)一步提高。