如何運(yùn)用項(xiàng)目管理提高消防通信建設(shè)管理
發(fā)布時(shí)間：2010/9/7 14:58:00
一、什么是項(xiàng)目管理
項(xiàng)目管理是一門新興的管理科學(xué)。目前幾乎在社會的所有的領(lǐng)域，運(yùn)用項(xiàng)目管理的理論、原則、方法、技術(shù)來高效地運(yùn)轉(zhuǎn)項(xiàng)目已經(jīng)成為一種趨勢，項(xiàng)目管理的知識和經(jīng)驗(yàn)在實(shí)踐中不斷地得以充實(shí)和發(fā)展，有了越來越多的廣泛的應(yīng)用。
項(xiàng)目管理包括對項(xiàng)目所有方面的計(jì)劃、組織、監(jiān)督和控制，激勵所有參與項(xiàng)目的人員以在規(guī)定時(shí)間、費(fèi)用和績效標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)安全地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)；也包括在項(xiàng)目執(zhí)行過程中對該項(xiàng)目任務(wù)、組織、技術(shù)和進(jìn)展度量的領(lǐng)導(dǎo)工作。項(xiàng)目管理者要具有相當(dāng)廣博的專業(yè)技術(shù)知識。在消防信息通信建設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理者至少要既能方便順暢地用專業(yè)詞匯就信息通信技術(shù)問題與專家、技術(shù)人員溝通，又對消防本身的業(yè)務(wù)相當(dāng)熟悉和了解。
項(xiàng)目管理的要點(diǎn)是創(chuàng)造和保持一種使項(xiàng)目順利進(jìn)行的環(huán)境。因此，項(xiàng)目管理是一個管理過程，而不是技術(shù)過程。
二、消防信息通信建設(shè)為什么要運(yùn)用項(xiàng)目管理
當(dāng)前，各級消防部門對信息通信建設(shè)工作都非常重視，不斷地投入資金，也引入較多的技術(shù)人才。他們都認(rèn)識到，科學(xué)技術(shù)是信息通信建設(shè)的關(guān)鍵性因素。可是，要想使一個項(xiàng)目取得成功，光具備技術(shù)條件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
事實(shí)上，還有許許多多的非技術(shù)因素嚴(yán)重影響著消防信息通信建設(shè)的成敗。
一是前期建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。調(diào)查研究不充分，建設(shè)方案不夠明確清晰，沒有對可能的風(fēng)險(xiǎn)加以評估，造成具體實(shí)施時(shí)困難很大。
二是多頭領(lǐng)導(dǎo)，缺乏統(tǒng)一指揮。內(nèi)部指揮環(huán)節(jié)多，信息溝通不暢，協(xié)調(diào)不靈，對外協(xié)調(diào)無序，層次不清，造成建設(shè)效率低下，應(yīng)變響應(yīng)慢，“等活干時(shí)閑得慌，忙時(shí)趕著干不完”，質(zhì)量和工期難以保證。
三是項(xiàng)目分工不明確，責(zé)任不明晰。項(xiàng)目的責(zé)任和權(quán)利不對等，項(xiàng)目的實(shí)施過程和結(jié)果和預(yù)期有很大出入。
四是項(xiàng)目計(jì)劃不實(shí)。項(xiàng)目的范圍和要求一再發(fā)生大幅度的變化，意外發(fā)生時(shí)項(xiàng)目被擱置，驗(yàn)收和交付工作組織不力，項(xiàng)目遲遲收不了尾。很多項(xiàng)目常常是這樣的：預(yù)算總是趕不上變化，工期總是一拖再拖，初期設(shè)想的目標(biāo)總是不能完全實(shí)現(xiàn)。
以上這些問題，基本上是由于管理方面的缺陷造成的，必須從管理的途徑加以解決，必須引入項(xiàng)目管理的機(jī)制。
三、消防信息通信建設(shè)如何運(yùn)用項(xiàng)目管理
運(yùn)用項(xiàng)目管理的知識、方法來管理項(xiàng)目，可以使我們在信息通信建設(shè)過程中，避免項(xiàng)目運(yùn)作的盲目性和隨意性，管理與技術(shù)并重，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)的系統(tǒng)化、規(guī)范化。
1、建立精簡高效的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)
目前在消防部隊(duì)，一般會為重大的信息通信建設(shè)項(xiàng)目成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組或工作小組，但仍是參照原有的職能機(jī)構(gòu)的辦事程序來確定組織成員的，名單中各級、各職能部門領(lǐng)導(dǎo)一個都不能缺少。各職能部門的多頭干預(yù)，造成了項(xiàng)目的目標(biāo)、要求不能及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)，項(xiàng)目過程中的信息也無法順暢地傳遞，大大地降低了工作效率。
要想統(tǒng)一指揮，就要建立充滿活力的新型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。
一是要有機(jī)動靈活的組織形式。項(xiàng)目組依項(xiàng)目建設(shè)需要而建，隨項(xiàng)目的交付完成（或中止）而及時(shí)撤銷，不應(yīng)成為長設(shè)機(jī)構(gòu)。二是要因事設(shè)人。項(xiàng)目組人員要精簡。項(xiàng)目成員即便不是全職的，也要有相當(dāng)?shù)闹R結(jié)構(gòu)與精力來適應(yīng)項(xiàng)目要求。項(xiàng)目組成員要盡可能知識與能力互補(bǔ)。三是要有明確的唯一的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
建立這樣的新型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不僅使責(zé)任明確，目標(biāo)一致，指揮有序，而且有利于全面型人才的成長。消防信息通信建設(shè)非常需要有創(chuàng)新意識的，有廣博的通信和計(jì)算機(jī)知識的，有項(xiàng)目管理知識和經(jīng)驗(yàn)的，能夠在各類信息通信建設(shè)起到重要作用的建設(shè)者。這樣全能型的人才，只能來自項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)踐。
2、重視前期啟動工作，主動深入調(diào)查研究，參與制訂項(xiàng)目決策。
一般來說，項(xiàng)目的最初的決策對項(xiàng)目的全面成功的影響是決定性的。無論如何努力也不可能挽回一個因?yàn)椴桓呙鞯臎Q策或不明晰的任務(wù)而瀕臨失敗的項(xiàng)目。因此，雖然項(xiàng)目的起始階段的成本只占整個項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的0.2-3%，但是耗用的時(shí)間卻達(dá)到30％到70％，越是重大的項(xiàng)目，越是更要重視前期啟動工作。
項(xiàng)目起始階段的主要任務(wù)是確定項(xiàng)目的可行性，對項(xiàng)目的環(huán)境情況、技術(shù)可行性、總投資、社會效益、可能的風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行全方位的評估，從而明確項(xiàng)目在技術(shù)上、經(jīng)濟(jì)上的可行性和項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的意義。
在信息通信項(xiàng)目的具體實(shí)踐中，通信人員要在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，做好各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀。一是信息通信建設(shè)的項(xiàng)目往往時(shí)間要求很高，項(xiàng)目調(diào)研時(shí)間往往沒有保證，這就要抓緊時(shí)間深入做調(diào)研，要審時(shí)度勢，據(jù)理力爭，條件不成熟萬萬不能輕易上馬開工；二是對目的不明確、條件不成熟、性價(jià)比不優(yōu)的項(xiàng)目要及時(shí)提出修改項(xiàng)目范圍或中止項(xiàng)目的建議，防止更大的損失；三是要注意由于通信技術(shù)發(fā)展過快，所以縱向比較意義不大，應(yīng)當(dāng)更多地參考本地區(qū)信息化建設(shè)先進(jìn)單位或先進(jìn)地區(qū)同類項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，防止低效率投入；四是信息通信建設(shè)調(diào)研工作要以需求為首位調(diào)研目標(biāo)，以技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法為調(diào)研核心；五是要及時(shí)向各級領(lǐng)導(dǎo)提交項(xiàng)目啟動各階段的可行性研究報(bào)告。一般有初次可行性報(bào)告、詳細(xì)可行性報(bào)告、可行性研究評估報(bào)告等。
四、計(jì)劃、計(jì)劃、再計(jì)劃。
實(shí)際工作中，有些人認(rèn)為計(jì)劃是用來應(yīng)付檢查的，還有些人認(rèn)為項(xiàng)目建設(shè)有那么多實(shí)際工作要干，沒有必要把時(shí)間浪費(fèi)在沒有用的圖表上，還有人認(rèn)為反正計(jì)劃總會發(fā)生變化，因此，計(jì)劃沒有被引起足夠的重視。
消防信息通信建設(shè)項(xiàng)目制訂詳細(xì)計(jì)劃的意義在于：一是使得項(xiàng)目參與方對項(xiàng)目的戰(zhàn)略步調(diào)保持一致，在人員安排、時(shí)間進(jìn)度、資源配備、質(zhì)量要求等方面形成共識，避免事后爭執(zhí)；二是可以使得一些支持性工作以及并行工作及時(shí)得到安排；三是可以使項(xiàng)目實(shí)施人員明確自己的職責(zé)，便于自我管理和自我激勵；四是可以有效的支持管理，便于采用漸進(jìn)的方式逐步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，還可以作為階段性檢查的依據(jù)；五是做好事先計(jì)劃，就可以使注意力專心于解決問題。
在信息通信項(xiàng)目的具體實(shí)踐中，制定計(jì)劃時(shí)要把握好以下幾個問題：一是計(jì)劃要符合實(shí)際情況，有針對性。要根據(jù)信息通信建設(shè)具體項(xiàng)目的特點(diǎn)和技術(shù)方案決定項(xiàng)目計(jì)劃，并適當(dāng)留有余地。二是對于時(shí)間、經(jīng)費(fèi)、人員、質(zhì)量保證、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對等重要項(xiàng)目要素要分別制訂一系列的計(jì)劃。三是重要的計(jì)劃應(yīng)當(dāng)由團(tuán)隊(duì)成員共同決定。如在團(tuán)隊(duì)會議上討論決定。四是計(jì)劃要適時(shí)根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行修正。“計(jì)劃趕不上變化”，但“要跟上變化”。五是計(jì)劃要確保傳達(dá)到需要知道的每一個人。如項(xiàng)目的上級領(lǐng)導(dǎo)、承包商、供應(yīng)商、各相關(guān)部門。重要的計(jì)劃如工作責(zé)任分解、里程碑計(jì)劃、甘特圖等可以上墻公布，以引起足夠的重視。
2009-7-25